प्रशासनिक नौकरी शीर्षक पदानुक्रम के बारे में आपको क्या जानना चाहिए

प्रशासनिक नौकरी का शीर्षक पदानुक्रम

क्या आप प्रशासनिक नौकरी शीर्षक पदानुक्रम को समझते हैं?

यहां तक ​​कि जो लोग वर्षों से प्रशासनिक क्षेत्र में हैं, वे नौकरी के शीर्षक, संगठनात्मक संरचनाओं, और विभिन्न जिम्मेदारियों के जटिल वेब को थोड़ा भ्रमित कर सकते हैं। अनुभवी व्यवस्थापक स्वयं को प्रश्न पूछ सकते हैं, जैसे:

  • प्रशासनिक अधिकारी और प्रशासनिक पर्यवेक्षक आम तौर पर क्या अलग चीजें करते हैं? (अधिकारी आमतौर पर प्रक्रियाओं का प्रबंधन करते हैं जबकि पर्यवेक्षक प्रक्रियाओं का प्रबंधन करते हैं लेकिन अन्य कर्मचारी भी।)
  • एक के बीच क्या अंतर है कार्यालय प्रशासक और एक कार्यालय प्रबंधक ?
  • एक कार्यकारी प्रशासक एक कार्यकारी स्तर का प्रशासक है या कोई है जो अधिकारियों को प्रशासित करता है? (वे आमतौर पर अधिकारियों को देते हैं।)

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सवाल तो चलते रहते हैं। आखिरकार, प्रशासनिक नौकरी के खिताब की रहस्यमय योजना पेशेवरों को यह सवाल करने के लिए प्रेरित कर सकती है कि उनके स्वयं के शीर्षक समग्र परिदृश्य में कहाँ फिट होते हैं। इसी तरह की दुविधा नौकरी के शिकारियों को पहेली में डाल सकती है, जो सोच रहे हैं कि उनके करियर की खोजों में लक्ष्य के लिए कौन सी प्रशासनिक नौकरी की उपाधि है।

प्रशासनिक नौकरी शीर्षक पदानुक्रम के बारे में उलझन में

प्रशासनिक नौकरी शीर्षक पदानुक्रम स्पष्ट करें! यहां आपको उन सभी चीज़ों के बारे में जानना होगा जो विभिन्न स्तरों के व्यवस्थापक शीर्षकों को समझने के लिए हैं और यह भी व्याख्या करती हैं कि शीर्षकों का क्या अर्थ है।

शुरू करने से पहले एक नोट: नीचे दी गई नौकरी के शीर्षक, जिम्मेदारियां और अपेक्षाएं कई स्तरों पर दिखाई दे सकती हैं। उदाहरण के लिए, एक ऑफिस मैनेजर एक कंपनी में एक एंट्री-लेवल पोजीशन और एक अलग कंपनी में एक हाई-लेवल पोजिशन पर हो सकता है, जिसकी डिमांड ऑफिस की ज्यादा होती है। इसके अतिरिक्त, कृपया ध्यान दें कि इस सूची में कई शामिल हैं, लेकिन निश्चित रूप से सभी नहीं, प्रशासनिक नौकरी के शीर्षक जो आप से मिलेंगे।

एंट्री-लेवल एडमिनिस्ट्रेटिव जॉब टाइटल

प्रवेश स्तर के प्रशासनिक नौकरी के खिताब

  • कार्यालय समन्वयक
  • कार्यालय प्रशासक
  • कार्यालय सहायक
  • कार्यालय प्रबंधक
  • कार्यालय लिपिक
  • फ्रंट-डेस्क असिस्टेंट
  • डेटा प्रविष्टि क्लर्क
  • डाटा एंट्री स्पेशलिस्ट
  • विभाग के समन्वयक
  • व्यवस्थापिकीय समन्वयक
  • प्रशासनिक सहायक
  • प्रशासनिक सेवा सहायक
  • प्रशासनिक सहायता
  • प्रशासनिक सहयोगी
  • प्रशासक
  • कनिष्ठ प्रशासनिक सहायक
  • घटनाक्रम प्रशासक
  • रिसेप्शनिस्ट
  • फ़ाइल लिपिक
  • निजी सहायक

प्रवेश स्तर के प्रशासक नौकरी जिम्मेदारियों

प्रवेश स्तर के प्रशासक आमतौर पर सब कुछ का एक छोटा सा करते हैं। उनके पास फाइलों को व्यवस्थित करने और दस्तावेजों को तैयार करने का एक धीमा दिन हो सकता है और फिर अगले दिन कार्यालय के चारों ओर स्टाफ के सदस्यों से विभिन्न अनुरोधों से भरा इनबॉक्स खोजने के लिए काम कर सकते हैं।

कर्मचारी अपने प्रशासकों को किसी भी प्रकार के समर्थन के लिए देखते हैं, जिन्हें उन्हें किसी भी समय की आवश्यकता होती है। इन पदों पर बैठे लोग कार्यालय के आसपास की सभी जरूरतों को पूरा करते हैं, कर्मचारियों को अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने में मदद करते हैं और कार्यालय को यथासंभव सुचारू रूप से संचालित करते हैं।

कोई भी एंट्री-लेवल एडमिनिस्ट्रेटर शायद खुद को ढूंढेगा:

  • कार्यालय संचार का प्रबंधन-संगठनात्मक फोन कॉल, ईमेल और पारंपरिक मेल क्षेत्ररक्षण
  • आईटी सेवाओं और सुविधाओं सहित कार्यालय सेवाओं को बनाए रखना (इसमें तकनीकी प्रश्न और सेवा अनुरोध शामिल हैं।)
  • आयोजनों और पहलों की सहायता के लिए विभागों में सहयोग करना
  • यात्रा योजनाओं का समन्वय करना, यात्रा कार्यक्रम बनाना और बुकिंग पूरी करना
  • निर्धारण और प्रबंधन कैलेंडर
  • संपर्क सूचियों को बनाए रखना
  • कार्यालय रखते हुए फाइलिंग प्रणाली क्रम में
  • विक्रेताओं, सलाहकारों, और ग्राहकों सहित बाहरी सहयोगियों के साथ संबंधों में कार्यालय हितों का प्रतिनिधित्व करना
  • चालान बनाना
  • कार्यालय की आपूर्ति पर नज़र रखना और आदेश देना
  • उपलब्ध कराने के कार्यालय नाश्ता और अन्य भत्तों
  • निदेशकों, प्रबंधकों, और अधिकारियों को आवश्यकतानुसार समर्थन प्रदान करना
  • साझा कार्यालय रिक्त स्थान को व्यवस्थित रखना
  • इनकमिंग और आउटगोइंग पैकेज और मेल को हैंडल करना

जिम्मेदारियों की विविधतापूर्ण सूची को पर्याप्त रूप से संभालने के लिए, आमतौर पर प्रवेश स्तर के प्रशासकों से अपेक्षा की जाती है:

  • पहचानें और संभावित समस्याओं का जवाब दें
  • स्वतंत्र रूप से और रचनात्मक रूप से समस्याओं को हल करने के लिए पहल करें (जितना संभव हो उतना प्रभावी हो, प्रवेश-स्तर के प्रशासकों को निर्णय लेने और किसी और से इनपुट की आवश्यकता के बिना मुद्दों से निपटने में सक्षम होने की आवश्यकता है।)
  • विभिन्न प्रकार के विभिन्न स्वरूपों में आंतरिक और बाह्य हितधारकों के साथ प्रभावी ढंग से और सम्मानपूर्वक संवाद
  • रणनीतिक रूप से समय का प्रबंधन करें
  • मल्टीटास्क और जल्दी से कार्यों को दरारें के माध्यम से कुछ भी गिरने के बिना विभिन्न प्रकार के मासिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए स्थानांतरित करें
  • उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए भौतिक वस्तुओं और परियोजनाओं पर नज़र रखते हुए जानकारी व्यवस्थित और संसाधित करें
  • जब चीजें गलत हों, तो कंपैन्सेन्ट बनाए रखें
  • हर समय तत्पर और तैयार रहें
  • मुख्य विवरण याद रखें क्योंकि कई लोग मौखिक, हाथ से लिखे और पूरे दिन के लिए अनुरोध करते हैं
  • जल्दी से काम करो, लेकिन सही ढंग से

मिड-लेवल एडमिनिस्ट्रेटिव जॉब टाइटल

मध्य स्तर के प्रशासनिक नौकरी के खिताब

  • प्रशासनिक सहायक
  • कार्यालय प्रबंधक
  • कार्यकारी सहायक
  • संचालन प्रबंधक
  • प्रशासनिक सेवा प्रबंधक
  • प्रशासनिक सहायता प्रबंधक
  • प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञ
  • घटनाक्रम प्रशासक
  • निजी सहायक
  • सेवा प्रशासक
  • यात्रा समन्वयक
  • प्रशासनिक विशेषज्ञ
  • कार्यकारी प्रशासनिक सहायक
  • कार्यकारी सचिव
  • व्यवसाय प्रबंधक
  • कारोबारी व्यवस्थापक
  • सुविधा प्रबंधक
  • प्रशासनिक तकनीशियन
  • स्टाफ सहायक
  • समयबद्धक
  • इकाई सहायक

मध्य-स्तरीय प्रशासक नौकरी की जिम्मेदारियाँ

एंट्री-लेवल एडमिनिस्ट्रेटर की तरह, मिड-लेवल एडमिनिस्ट्रेटर सब कुछ थोड़ा-बहुत करते हैं। (हम क्या कह सकते हैं, यह प्रशासनिक क्षेत्र की पहचान है।) हालांकि भिन्न प्रवेश स्तर के प्रशासक, मध्य स्तर के प्रशासक आमतौर पर थोड़ा कम करते हैं, लेकिन अधिक विशिष्ट कार्य, जैसे पेरोल को संभालना। मध्य स्तर के प्रवेश को आमतौर पर कंपनी के मिशन पहल, कर्मचारी पुरस्कार कार्यक्रमों और रणनीतिक रीब्रांडिंग सहित बड़े मिशन संचालित कंपनी परियोजनाओं में भाग लेने के लिए भी बुलाया जाएगा।

इसके अतिरिक्त, एक बार प्रशासक प्रवेश स्तर से मध्य स्तर तक चले गए हैं, उन्होंने कंपनी के संचालन में सुधार के लिए अपनी स्वयं की नीतियों को डिजाइन और कार्यान्वित करने के लिए पर्याप्त अनुभव का निर्माण किया है।

कोई भी मध्य-स्तरीय प्रशासक शायद खुद को ढूंढ लेगा:

  • कार्यालय नीतियों को लागू करना और मौजूदा प्रक्रियाओं में सुधार करना
  • कंपनी संस्कृति और कर्मचारी कल्याण से संबंधित पहल करना
  • महत्वपूर्ण सुरक्षा प्रक्रियाओं को लागू करना, जिसमें निकासी योजनाएं स्थापित करना, ड्रिल चलाना और भवन सुरक्षा स्थापित करना शामिल है
  • पेरोल संभालना
  • कार्यालय डिजाइन और लेआउट में सुधार की योजना बनाना
  • नए कर्मचारियों को जहाज पर चढ़ना और उतारना
  • कर्मचारी इनाम भत्तों, पार्किंग और भवन रखरखाव सहित संचालन कार्यों का प्रबंधन करना
  • सीधे अधिकारियों की सहायता करना
  • आयोजनों और बैठकों की योजना बनाना
  • समन्वय यात्रा
  • निर्धारण और प्रबंधन कैलेंडर
  • रिपोर्ट बनाना और कभी-कभी उन्हें प्रस्तुत करना
  • कार्यालय के अन्य कर्मचारियों के कर्मचारियों की देखरेख करना
  • किताबें और रिकॉर्ड रखना
  • चालान प्रक्रिया का मालिक
  • कंपनी के सूचना संगठन और वास्तुकला का निर्धारण करना
  • नियमित आधार पर ग्राहकों, विक्रेताओं, भवन प्रबंधन और कर्मचारियों के साथ हस्तक्षेप करना
  • नवीनीकरण, स्थापना, और कार्यालय डिजाइन पहल जैसे प्रमुख कार्यालय परियोजनाएं चलाना
  • खर्चों को संभालने से लेकर प्रक्रियाओं को लागू करने तक कार्यालय बजट और वित्तीय प्रशासन का प्रबंधन करना
  • बातचीत और ट्रैकिंग अनुबंध
  • सुनवाई (और समस्याओं से संबंधित समस्याओं को हल करता है)
  • कर्मचारी संघर्ष का समाधान

मल्टीटास्किंग प्रशासनिक सहायक

जिम्मेदारियों की विविध सूची को पर्याप्त रूप से संभालने के लिए, मध्य-स्तरीय प्रशासकों से आमतौर पर अपेक्षा की जाती है:

  • स्वतंत्र रूप से समस्याओं के लिए व्यवहार्य समाधान विकसित करते हैं क्योंकि वे उत्पन्न होते हैं
  • सभी को उत्तोलन व्यापार के उपकरण सुधार और प्रक्रियाओं को सुदृढ़ करने के लिए
  • रणनीतिक रूप से सोचें और ध्वनि बड़े चित्र मार्गदर्शन के साथ अधिकारियों को प्रदान करें
  • प्रबंधन के लिए लगातार विश्वसनीय संसाधन बने रहने के लिए अनुग्रहपूर्वक दबाव को संभालें
  • कंपनी मिशन के साथ संरेखित करने के तरीकों में काम को प्राथमिकता दें
  • गोपनीय जानकारी के भरोसेमंद रक्षक होने के लिए हर समय विवेक का उपयोग करें
  • विभिन्न प्रकार के विभिन्न स्वरूपों में विभिन्न ऑडियंस को प्रभावी ढंग से संदेश देते हैं
  • लाभप्रद और पूर्ति कनेक्शन बनाने के लिए बातचीत और नेटवर्क
  • दूसरों के साथ सामंजस्यपूर्ण और प्रभावी ढंग से काम करने के लिए भावनात्मक बुद्धिमत्ता का उपयोग करें
  • प्रमुख व्यावसायिक निर्णयों को सूचित करने के लिए विश्लेषण कौशल लागू करें
  • अमूर्त (रिश्ते) और तकनीकी (इन्वेंट्री प्रबंधन) कार्यालय जिम्मेदारियों से संबंधित जटिल जानकारी को समझें और उसकी व्याख्या करें
  • बदलती मांगों और जिम्मेदारियों के अनुकूल
  • दूसरों का नेतृत्व करें और कार्यों को सौंपें
  • गाइड परियोजनाओं और दीक्षा से पूरा करने के लिए वर्कफ़्लोज़
  • कैच विवरण बड़ा और छोटा दोनों
  • कार्यस्थल 'चिकित्सा' को कभी-कभी सुनें, प्रोत्साहित करें और प्रदान करें

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हाई-लेवल एडमिनिस्ट्रेटिव जॉब टाइटल

उच्च स्तरीय प्रशासनिक सहायक

  • कार्यालय प्रबंधक
  • कार्यकारी सहायक
  • वरिष्ठ कार्यकारी सहायक
  • वरिष्ठ निजी सहायक
  • मुख्य प्रशासनिक अधिकारी
  • प्रशासन के निदेशक
  • प्रशासनिक सेवाओं के निदेशक
  • मुख्य कार्यकारी अधिकारी
  • संचालन निदेशक
  • वरिष्ठ रिसेप्शनिस्ट
  • सामुदायिक संपर्क
  • मुख्य खुशी अधिकारी
  • मुख्य लोक अधिकारी

उच्च स्तरीय प्रशासक नौकरी की जिम्मेदारियां

अन्य प्रशासकों की तरह, उच्च-स्तरीय प्रशासक समय-समय पर यह सब करते हैं। हालाँकि, उच्च-स्तरीय पदों में, मध्य-स्तर के आसपास हमने जो ध्यान केंद्रित करना शुरू किया, वह और भी गहरा हो जाता है। उच्च-स्तरीय प्रशासक आमतौर पर अपना अधिक समय विशिष्ट अधिकारियों के साथ काम करने या व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर काम करने में व्यतीत करते हैं। अनुभवी प्रशासक अपना अधिकांश समय अपने फोकस क्षेत्र की सफलता सुनिश्चित करने में लगाते हैं और बहुत कम समय के लिए टुकड़े-टुकड़े की समस्याओं, मामूली आपात स्थितियों और अन्य छोटे स्तर के प्रशासनिक कार्यों में भाग लेते हैं।

कोई भी उच्च-स्तरीय प्रशासक संभवतः स्वयं को ढूंढेगा:

  • कार्यालय के चारों ओर मुख्य सहयोगी के रूप में कार्य करना
  • कंपनी की व्यापक पहलों, नीतियों और प्रक्रियाओं के विकास और निष्पादन के दौरान कार्यालय की टीमों के बीच एकमात्र संपर्क होने के नाते
  • नई व्यावसायिक पहलों और रणनीतिक परियोजनाओं की सुविधा और यहां तक ​​कि अग्रणी
  • पूरे विभागों के लिए संचालन और वर्कफ़्लो में सुधार के लिए परामर्श
  • कर्मचारी भर्ती, प्रतिधारण और नीति विकास से संबंधित विभिन्न प्रकार के रणनीतिक मानव संसाधन कार्य करना
  • अन्य विभाग प्रमुखों और प्रबंधकों का प्रबंधन करना
  • यह निर्धारित करना कि कंपनी संसाधनों का सबसे अच्छा उपयोग कैसे करें
  • कंपनी के हितधारकों को रखना महत्वपूर्ण अद्यतन और विकास के बारे में बताया
  • संपूर्ण प्रशासनिक सहायता टीम और अक्सर अन्य टीमों का प्रबंधन और मार्गदर्शन करना
  • पूरी कंपनी और व्यक्तिगत टीमों के लिए लक्ष्य निर्धारित करना
  • दैनिक कार्यों से संबंधित सभी चीजों की देखरेख करना
  • व्यवसाय विकास के अवसरों का पीछा करना
  • प्रमुख बाहरी रणनीतिक व्यापार संबंधों को बनाए रखना
  • मुख्य अधिकारियों के लिए दूसरे-इन-कमांड में सेवा करना और उस क्षमता के भीतर जिम्मेदारियों के असंख्य लेना

जिम्मेदारियों की विविध सूची को पर्याप्त रूप से संभालने के लिए, मध्य-स्तरीय प्रशासकों से आमतौर पर अपेक्षा की जाती है:

  • एक प्रशासनिक या प्रबंधकीय क्षमता में वर्षों का अनुभव और सिद्ध सफलताएं हैं
  • सामरिक और महत्वपूर्ण सोच कौशल का प्रदर्शन करते हैं जो उन अधिकारियों को प्रतिद्वंद्वी करते हैं जो वे सेवा करते हैं
  • विस्तार के लिए एक अलौकिक आंख का उपयोग; ये लोग हर किसी का नाम, हर नियत तारीख और नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में हर महत्वपूर्ण बिंदु को याद करते हैं
  • परिणाम प्राप्त करने के लिए किसी और सभी के साथ संवाद करें
  • उनके समय में हेरफेर करें जब तक ऐसा लगता है कि उनके पास एक दिन में अधिक घंटे हैं
  • कंपनी मिशन के लिए एक निवेशक-स्तर की प्रतिबद्धता का प्रदर्शन
  • एक तरह से प्रक्रियाओं में सुधार और वर्कफ़्लो के प्रबंधन के लिए एक आदत है जो दक्षता को बढ़ावा देने के साथ-साथ सद्भावना भी है
  • सभी स्तरों के कर्मचारियों द्वारा और सभी विभागों में अच्छी तरह से पसंद और सम्मानित किया जाना चाहिए
  • सभी परिणामों का स्वामित्व लें, यहां तक ​​कि दैनिक कार्य को सीधे छूने वाले भी नहीं

(- के साथ अधिक श * टी प्राप्त करें सहायता - सहायकों द्वारा सहायकों के लिए बनाए गए # 1 मुक्त साप्ताहिक समाचार पत्र।)

यदि आप प्रशासनिक क्षेत्र में हैं (विशेषकर यदि आप नौकरी ब्राउज़ कर रहे हैं), तो हमें यकीन है कि आप प्रशासनिक नौकरी के शीर्षकों के अपने उचित हिस्से में आएंगे। हम प्रशासनिक नौकरी शीर्षक पदानुक्रम पर आपकी बुद्धि को पसंद करेंगे। आइए जानते हैं कि हम कौन से शीर्षक से चूक गए हैं और नीचे अपनी अंतर्दृष्टि साझा करें!

उन्हें विशेष धन्यवाद ओ * नेट ऑनलाइन , रोजगार सूचना का एक अद्भुत डेटाबेस रखने के लिए अमेरिकी श्रम विभाग द्वारा प्रायोजित।