केवल कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल टेम्प्लेट आपको कभी भी आवश्यकता होगी

कार्यालय की प्रक्रिया मैनुअल

यदि आपके पास कार्यालय प्रक्रियाएं हैं जिन्हें आपको दस्तावेज़ करने की आवश्यकता है, तो आप शायद एक कार्यालय प्रक्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं मैनुअल टेम्पलेट। टेम्प्लेट आपके जीवन को आसान बनाते हैं, जिससे आपको एक ठोस शुरुआत मिलती है और यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आप कोई महत्वपूर्ण जानकारी नहीं छोड़ते हैं।

आपको पहले स्थान पर कार्यालय प्रक्रियाओं को दस्तावेज़ करने की आवश्यकता क्यों होगी? दूसरे शब्दों में, आपको कार्यालय प्रक्रियाओं को मैनुअल बनाने की आवश्यकता क्यों है?

प्रो-टिप: यदि आप एक दूरस्थ कर्मचारी हैं या किसी ऐसे कर्मचारी का हिस्सा हैं, जो दूर से जुड़े रहने के लिए एक प्रभावी तरीका खोज रहा है, तो हम जाँच करने की सलाह देते हैं Nextiva । आधुनिक वितरित कार्यबल के लिए पूरी तरह से डिज़ाइन किया गया, नेक्स्टिवा की वॉइस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल (वीओआईपी) तकनीक आपके कर्मचारियों को कंप्यूटर या फोन का उपयोग करके किसी भी स्थान से स्पष्ट कॉल करने की अनुमति देती है।

कर्मचारियों के लिए मजेदार कार्यालय खेल

बहुत बढ़िया सवाल। सामान्य ज्ञान से पता चलता है कि प्रक्रिया नियमावली सामान्य रूप से एक अच्छा विचार है, लेकिन एक कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल बनाने के कई विशिष्ट लाभ भी हैं:

  • यदि आप छुट्टी पर जाते हैं, तो कोई भी अपने महत्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए मैनुअल का उपयोग कर सकता है। मैनुअल आपके स्टैंड-इन को वह करने में मदद करता है जो करने की आवश्यकता है, और यह आपको मानसिक शांति भी देता है क्योंकि आप जानते हैं कि आपका काम कवर किया गया है, और सही तरीके से कवर भी किया गया है; आपने मैनुअल लिखा, आखिर!
  • यदि आपको एक नए कर्मचारी को जहाज पर रखने की आवश्यकता है, तो आप मैन्युअल की प्रतियों के साथ नई भर्ती प्रदान कर सकते हैं। आप सभी प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को आसानी से समझा पाएंगे, क्योंकि नए कर्मचारी साथ में चलते हैं, क्योंकि सब कुछ स्पष्ट रूप से मैन्युअल रूप से उल्लिखित किया जाएगा।
  • यदि आपको प्रबंधन के लिए अपने कर्तव्यों और प्रक्रियाओं की व्याख्या करने की आवश्यकता है, तो आपके पास अपने प्रेमी की उंगलियों पर आपके सभी महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं और कार्यों का एक अच्छी तरह से प्रलेखित खाता होगा।
  • यदि आप कभी भी अपनी वर्तमान नौकरी छोड़ देते हैं, तो आपको छोड़ने से पहले अपनी सभी प्रक्रियाओं को रिकॉर्ड करने के लिए हाथापाई नहीं करनी होगी। यह आपके प्रतिस्थापन को भी लाभान्वित करेगा, और कंपनी को समग्र रूप से, एक संदर्भ मैनुअल है जो एक भीड़ में एक साथ नहीं रखा गया है।

SN_SwagBox_banner

नीचे दिए गए टेम्पलेट और टिप्स कार्यालय प्रबंधकों और कार्यकारी सहायकों के दस्तावेज़ की मदद करते हैं और उनकी कोशिश की और सच्ची कार्य प्रक्रियाओं को साझा करते हैं।

(पुनश्च - हमारे निजी एफबी समूहों में से एक के लिए विशेष रूप से शामिल हों कार्यकारी सहायक या कार्यालय प्रबंधक । यह एक समुदाय हैअपनी भूमिका में आने वाली चुनौतियों के व्यापक स्पेक्ट्रम को दूर करने के बारे में सलाह को जोड़ने, सहयोग करने और साझा करने के लिए।)

कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

यहां आपको एक प्रभावी कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता है।

काम टीम के लिए उपहार विचारों

कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

  1. रों एक रूपरेखा के साथ अपने मैनुअल तीखा। पेट्रीसिया रॉब के अनुसार , के लेखक काम के सभी तरीके हँसना: आज के प्रशासनिक सहायक के लिए एक उत्तरजीविता ब्लॉग , 'आपको सामग्री के तालिका में तार्किक प्रारूप में अपने कर्तव्यों को व्यवस्थित करना चाहिए ताकि आप यह जान सकें कि आप प्रत्येक आइटम को कैसे रखना चाहते हैं। एक बार जब आपके पास सामग्री की तालिका पूरी हो जाती है, तो आप वापस जा सकते हैं और विवरण भर सकते हैं। ”
  2. अपनी मुख्य जिम्मेदारियों को बाहर निकालने के लिए हाल की समीक्षाओं से अपने नौकरी विवरण और किसी भी प्रलेखन का उपयोग करें। आपके मैनुअल को चरण-दर-चरण फैशन में कवर करना चाहिए, इन कोर जिम्मेदारियों में से प्रत्येक को कैसे करना है।
  3. उन सभी नीतियों से अलग करें जिन्हें आपको किसी भी प्रक्रिया से दस्तावेज़ करने की आवश्यकता है जो आपको दस्तावेज़ की आवश्यकता है। इसके अनुसार अनुपालन पुल , 'एक नीति कार्यस्थल के आचरण जैसे नियमों के एक सेट को परिभाषित करती है, जबकि एक प्रक्रिया उन कदमों को परिभाषित करती है जो आपको एक नए कर्मचारी को लेने के लिए करना चाहिए।' जब आप चाहते हैं कि किसी को पता चले कि आप कुछ क्यों करते हैं, तो पॉलिसी बनाएं और रिकॉर्ड करें। जब आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति कुछ करना जानता है, तो एक प्रक्रिया बनाएं और रिकॉर्ड करें।
  4. मैनुअल को स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा में लिखें। एक गुप्त प्रक्रिया मैनुअल वास्तव में बेकार है। यहां आपके लिए एक नया कार्यालय कहावत है: एक प्रक्रिया मैनुअल जिसे कोई नहीं समझ सकता है वह कोई भी अच्छा नहीं करेगा।
  5. शीर्षकों और बुलेट बिंदुओं को शामिल करें। स्पष्ट भाषा में प्रक्रियाओं को लिखने के अलावा, बोल्ड हेडिंग, बुलेट पॉइंट, टेबल, और अन्य का उपयोग करके महत्वपूर्ण विषयों और टेकअवे को कॉल करें दृश्य तत्व कि पाठ के ब्लॉक को तोड़ने। यह किसी को भी मैनुअल स्किम करने और संबंधित सेक्शन में जाने में मदद करता है।
  6. प्रक्रिया के स्वामी के लिए संपर्क जानकारी शामिल करें , अपने आप को। यह मैनुअल का उपयोग करने वाले किसी को भी यह जानने में मदद करता है कि यदि उनके पास कोई प्रश्न है तो संपर्क कैसे करें।
  7. मैनुअल को मान्य करें। किसी ऐसे व्यक्ति को जाने दें जिसका आपको पता नहीं है कि आप मैनुअल क्या पढ़ते हैं। आपके सहयोगी ने मैनुअल पढ़ने के बाद, उसे किसी भी दिन खेलने के लिए खेलने के माध्यम से आपको चलाने के लिए कहें। यदि वह लड़खड़ाता है, तो यह मैनुअल लेखन या संरचना में दोष है।
  8. मैनुअल को एक खोज योग्य पीडीएफ बनाएं। यह लोगों को अपनी गोलियों और शीर्षों को स्किम करने के लिए अपनी आंख की पुतलियों का उपयोग करके प्राप्त कर सकता है, भले ही वे कितने सुव्यवस्थित हों, इससे कहीं अधिक परिष्कार के साथ वे खोज कर सकते हैं।
  9. उस तिथि को शामिल करें जिसमें नियमावली बनाई गई थी और जिस तारीख को इसे अंतिम बार अपडेट किया गया था। इससे उपयोगकर्ताओं को यह सत्यापित करने में मदद मिलेगी कि उन्हें वर्तमान जानकारी मिल रही है।
  10. प्रत्येक प्रक्रिया के लिए लचीलापन और विकल्प प्रदान करें। इसके अनुसार एक नीति लेखन गाइड , “जब संभव हो, तो प्रक्रियाओं को उपयोगकर्ता के विकल्प की पेशकश करनी चाहिए। प्रक्रियाएं जो अनावश्यक रूप से प्रतिबंधात्मक हैं, उनकी उपयोगिता को सीमित कर सकती हैं। ” कुछ मामलों में, मैनुअल का उपयोग करने वाले लोग बस 'भरने' वाले होंगे और एक टी को नियमों का पालन करने के लिए दृढ़ता से समर्पित नहीं हो सकते हैं। यदि वे कुछ ऐसा करते हैं जो उन्हें वास्तव में ऐसा करने का मन नहीं करता है, तो वे बस नहीं कर सकते हैं यह।
  11. बचें जानकारी सहित यह जल्द ही पुराना हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि एक प्रक्रिया में कंपनी में किसी के साथ सहयोग करना शामिल है, तो आप बस व्यक्ति के नाम के बजाय स्थिति के शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं। जब लोग कंपनी छोड़ देंगे, तो मैनुअल उपयोगी रहेगा।
  12. आवश्यकता पड़ने पर संदर्भ शामिल करें। किसी भी शब्द को परिभाषित करें जो आपकी स्थिति के लिए शब्दजाल की तरह लग सकता है, या किसी भी प्रक्रिया को स्पष्ट कर सकता है जिसे समझने के लिए कुछ संदर्भ की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, आप कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट को 'वार्षिक' कह सकते हैं। यदि आप किसी भी प्रक्रिया में इसका उल्लेख करते हैं, तो इसे 'कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट' के रूप में संदर्भित करना सुनिश्चित करें। यदि कोई व्यक्ति किसी प्रक्रिया की समीक्षा कर रहा है, तो वे 'वार्षिक' के महत्व को कम कर सकते हैं और शॉर्टकट ले सकते हैं यदि वे नहीं जानते कि यह वास्तव में क्या है।
  13. एक अद्यतन योजना और कैलेंडर बनाएँ। एक कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल एक स्थिर दस्तावेज नहीं है और इसे हर बार कुछ पुनरोद्धार की आवश्यकता होगी। आपको इसे कार्य क्रम में रखने के लिए इसकी देखभाल करने की आवश्यकता होगी।
  14. विभागों के संगठनात्मक चार्ट शामिल करें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी कंपनी के भीतर स्थितियां मैनुअल पाठकों को डॉट्स से जोड़ सकती हैं।
  15. आवृत्ति के अनुसार प्रक्रियाओं और कार्यों को व्यवस्थित करें। यह स्पष्ट करें कि क्या एक प्रक्रिया एक-बंद या आवर्ती दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक कार्य है।
  16. प्रत्येक प्रक्रिया में कितना समय लगेगा। यह उपयोगकर्ताओं की उम्मीदों को प्रबंधित करेगा और उन्हें अपना समय प्रभावी ढंग से आवंटित करने में मदद करेगा।
  17. पेट्रीसिया रॉब जाँचकर्ताओं सहित अनुशंसा भी करता है मैन्युअल उपयोगकर्ताओं की सहायता के लिए सुनिश्चित करें कि वे सभी महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को कवर कर रहे हैं।

कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल टेम्प्लेट

एक कार्यालय प्रक्रियाओं मैनुअल टेम्पलेट पर काम करना

जितनी बार आपको अपने सभी आवश्यक कर्तव्यों को कवर करने की आवश्यकता है, इस टेम्पलेट का उपयोग करें।

अपनी कार्यविधि नियमावली में एक कार्य के लिए प्रक्रियाओं की रूपरेखा नीचे दी गई जानकारी शामिल करें।

मज़ा आप खेल पता करने के लिए मिलता है
  • काम:
  • आवश्यक समय:
  • शामिल विभागों:
  • पद शामिल:
  • हम ऐसा क्यों करते हैं:
  • जब हम यह करते हैं:
    • रोज:
    • साप्ताहिक:
    • महीने के:
    • हर साल:
  • हम कैसे इसे करते हैं:
    • चरण 1:
    • चरण 2:
    • चरण 3:
    • चरण 4:
    • चरण 5:
  • पूरा करने की कुंजी देने योग्य / निशान:

कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल उदाहरण

कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल टेम्पलेट

आपके कार्यालय की प्रक्रिया मैनुअल संभवतः कार्यों की एक श्रृंखला से बनेगी, कुछ संबंधित और अन्य पूरी तरह से अलग। जाहिर है, समूह संबंधी कार्य एक साथ। कार्यों के बीच संबंध को इंगित करने के लिए लाइनों या प्रवाह चार्ट को शामिल करें।

उदाहरण 1:

  • काम: लेना की सूची कार्यालय स्नैक स्टेशन
  • आवश्यक समय: लगभग 15 मिनट
  • शामिल विभागों: एन / ए, हर कोई स्नैक्स का आनंद लेता है, लेकिन ऑफिस मैनेजर स्नैक्स ऑर्डर करने और इन्वेंट्री लेने के लिए जिम्मेदार एकमात्र व्यक्ति है
  • पद शामिल: एन / ए, यह एक सोलो टमटम है
  • हम ऐसा क्यों करते हैं: यह सुनिश्चित करने के लिए कि हमारी स्नैक मात्रा कार्यालय में वास्तविक प्राथमिकताओं और खपत को दर्शाती है।
  • जब हम यह करते हैं:
    • रोज: दो बार, सुबह की पहली चीज़ और शाम को आखिरी चीज़।
  • हम कैसे इसे करते हैं:
    • चरण 1: स्नैक्स गिनें।
    • चरण 2: समग्र मात्रा दर्ज करें।
    • चरण 3: प्रत्येक विशिष्ट स्नैक की रिकॉर्ड मात्रा।
    • चरण 4: अपने दिन के अंत की यात्रा के दौरान, स्नैक्स को अपने अनुसार ठीक करें।
    • चरण 5: आवश्यकतानुसार कोई भी आदेश दें।
  • पूरा करने की कुंजी देने योग्य / निशान: एक पुनः स्टॉक किया गया स्नैक स्टेशन।

SN_SwagBox_banner

महीने के भाषण के कर्मचारी

बुकिंग यात्रा

उदाहरण 2:

  • काम: कार्यकारी नेतृत्व समिति की बैठक के लिए यात्रा कार्यक्रम बनाएं
  • आवश्यक समय: 30 मिनिट
  • शामिल विभागों: एन / ए, समिति में हर विभाग के नेता शामिल होते हैं, लेकिन यात्रा कार्यक्रम में केवल प्रशासनिक टीम शामिल होती है।
  • पद शामिल: प्रत्येक प्रमुख विभाग प्रमुख के लिए कार्यकारी सहायकों को यात्रा कार्यक्रम जोड़ने और अंतिम यात्रा कार्यक्रम पर समीक्षा और हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होगी।
  • हम ऐसा क्यों करते हैं: प्रत्येक कार्यकारिणी नेतृत्व समिति की बैठक की सफलता के लिए एक यात्रा कार्यक्रम केंद्रीय है। नेता यात्रा कार्यक्रम को गंभीरता से लेते हैं और इसका उपयोग टॉकिंग पॉइंट्स, प्रेजेंटेशन और बहुत कुछ करने के लिए करते हैं।
  • जब हम यह करते हैं:
    • रोज: जबकि बैठक सप्ताह में केवल एक बार होती है, यात्रा कार्यक्रम की प्रक्रिया कई दिनों तक चलती है और बैठक से एक दिन पहले शुरू होती है। प्रत्येक दिन कुछ आइटमों को यथासंभव त्वरित और आसान बनाने की प्रक्रिया को पूरा करने के लिए करें।
  • हम कैसे इसे करते हैं:
    • चरण 1: ईमेल विभाग के अन्य कार्यकारी सहायकों को अपने यात्रा कार्यक्रम प्राप्त करने के लिए।
    • चरण 2: अन्य ईएएस से इनपुट का उपयोग करके यात्रा कार्यक्रम का पहला ड्राफ्ट बनाएं।
    • चरण 3: समीक्षा और अनुमोदन के लिए अन्य ईएएस के लिए मसौदा यात्रा कार्यक्रम भेजें।
    • चरण 4: फीडबैक को एकीकृत करें और अंतिम यात्रा कार्यक्रम को पॉलिश करें।
    • चरण 5: सभी बैठक में उपस्थित लोगों को यात्रा कार्यक्रम भेजें।
  • पूरा करने की कुंजी देने योग्य / निशान: बैठक से पहले (मंगलवार को) कम से कम एक दिन सभी बैठक में भाग लेने के लिए यात्रा कार्यक्रम प्रसारित किया जाता है।

व्यावसायिक यात्रा

उदाहरण 3:

  • काम: एक कार्यकारी व्यवसाय यात्रा कार्यक्रम बनाएं।
  • आवश्यक समय: 1-2 घंटे
  • शामिल विभागों: एन / ए
  • पद शामिल: एन / ए
  • हम ऐसा क्यों करते हैं: कार्यपालिका की व्यावसायिक यात्रा योजनाओं की सफलता के लिए यात्रा कार्यक्रम केंद्रीय हैं।
  • जब हम यह करते हैं:
    • जरुरत के अनुसार: जब कार्यकारी के पास कोई यात्रा आ रही हो, तो आपको यात्रा कार्यक्रम बनाना आवश्यक होगा।
  • हम कैसे इसे करते हैं:
    • चरण 1: यदि आवश्यक हो तो यात्रा विवरण और पुष्टिकरण का अनुरोध करें।
    • चरण 2: मानक यात्रा कार्यक्रम टेम्पलेट भरें यात्रा के विशिष्ट प्रकार के लिए।
    • चरण 3: कार्यपालिका को यात्रा कार्यक्रम भेजें।
  • पूरा करने की कुंजी देने योग्य / निशान:प्रस्थान की तारीख से कम से कम एक सप्ताह पहले xistent के पास यात्रा कार्यक्रम है।

क्या आपने कभी कार्यालय प्रक्रियाओं को मैनुअल बनाया है? क्या टिप्स, ट्रिक्स, और सर्वोत्तम प्रथाओं ने आपको ट्रैक पर रखा है? नीचे दिए गए टिप्पणियों में अपने अनुभव साझा करें।

(पुनश्च - हमारे निजी एफबी समूहों में से एक के लिए विशेष रूप से शामिल हों कार्यकारी सहायक या कार्यालय प्रबंधक । यह एक समुदाय हैअपनी भूमिका में आने वाली चुनौतियों के व्यापक स्पेक्ट्रम को दूर करने के बारे में सलाह को जोड़ने, सहयोग करने और साझा करने के लिए।)

कैसे संसाधन के लिए कार्यालय:

आपकी टीम के सर्वश्रेष्ठ कार्य को प्रेरित करने के लिए 36 कार्यालय सजावट विचार

25 एपिक ऑफिस पार्टी के विचार, जो हर किसी के लिए अजीब हैं

अधिकतम उत्पादकता के लिए 19 Kickass कार्यालय संगठन के विचार

25 क्रिएटिव ऑफिस बुलेटिन बोर्ड विचार जो वास्तव में पढ़ें

101 फन ऑफिस गेम्स और एक्टिविटीज जो काम को शानदार बनाते हैं

15 क्रिएटिव ऑफिस लेआउट विचार जो लोगों को सुपर उत्साहित हो जाता है

7 मज़ा कार्यालय जन्मदिन विचार है कि पाई के रूप में आसान कर रहे हैं

द वर्कप्लेस इवेंट्स कैलेंडर: वर्ष के प्रत्येक भाग के लिए कार्यालय कार्यक्रम

हमने कार्यस्थल में कार्यालय पालतू जानवरों को मुफ्त में दिया - यहाँ बताया गया है कि यह हमारे कार्यालय को बेहतर बनाता है

एक कार्यालय की योजना बना? यहाँ आपको क्या पता होना चाहिए

किसी भी कार्यालय में एक प्रामाणिक स्टार्टअप वाइब कैसे लाएं

ऑफिस फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित करने के तरीके पर निश्चित गाइड

18 हॉलिडे पार्टी के विचार जो कि छोटी कंपनियों के लिए बड़े मज़ेदार हैं

कैसे आपकी अगली कंपनी को अविस्मरणीय बनाने के लिए

केवल कॉर्पोरेट ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट, जिसकी आपको आवश्यकता होगी

(कार्य के लिए जिम्मेदारी) पीने के लिए आधुनिक गाइड

यादगार नए कर्मचारी घोषणाएँ करने के लिए 7 रचनात्मक तरीके

21 प्रफुल्लित करने वाला ऑफिस प्रैंक (उम्मीद है) आपको निकाल नहीं पाएंगे

17 कंपनी Swag विचार कर्मचारी वास्तव में चाहते हैं

सर्वश्रेष्ठ सम्मेलन कॉल सेवा लेने के लिए आपकी ए-जेड चीट शीट

एक सफल कंपनी समाचार पत्र के लिए पूरा गाइड [टेम्पलेट्स के साथ]

कैसे एक कंपनी को पीछे हटना है कि हर किसी के बारे में बड़बड़ाना होगा