कार्यकारी सहायक (ईए) बनने पर बधाई! (यदि आप अभी भी एक टमटम की तलाश में हैं, तो आपको भविष्य के लिए बधाई देता हूं।) क्या आप अपने सभी कार्यकारी सहायक कर्तव्यों को अनुग्रह और प्रशंसा के साथ तैयार करने के लिए तैयार हैं? क्या आप अपने प्रबंधकों को रोने के लिए तैयार हैं, अपनी उत्कृष्टता के कारण? ठीक है; शायद हम थोड़ा दूर हो गए हैं, लेकिन थोड़ी महत्वाकांक्षा ने कभी किसी को चोट पहुंचाई है?
सबसे आम कार्यकारी सहायक कर्तव्यों को समझने और माहिर करने के लिए हमारे गाइड के साथ अपनी खुद की ईए महत्वाकांक्षा को खिलाएं।
कार्यकारी सहायक कर्तव्य
नीचे जिम्मेदारियां हमारे 2018 से हैं कार्यकारी सहायक रिपोर्ट की स्थिति (SOTEAR), जिसमें संयुक्त राज्य में 34 विभिन्न उद्योगों में काम करने वाले 417 कार्यकारी सहायकों से प्रत्यक्ष प्रतिक्रिया शामिल है।
हमने अधिकांश सामान्य जिम्मेदारियों को समूहीकृत किया है - उत्तरदाताओं के उच्चतम प्रतिशत कर्तव्यों की रिपोर्ट - जो कि कम से कम सामान्य है। इस तरह, आप सामान्य कर्तव्यों में महारत हासिल करने पर काम कर सकते हैं, जिन चीज़ों का आप किसी भी कार्यकारी सहायक की भूमिका में सामना कर सकते हैं, और फिर वहाँ से अपने तरीके से काम कर सकते हैं।
कैलेंडर और निर्धारण का प्रबंधन
96% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे कील दें: संगठित रहकर मास्टर शेड्यूलिंग और कैलेंडर प्रबंधन।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: सूचनाओं को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली विकसित करें, और जानकारी के ऊपर आते ही बने रहें। उदाहरण के लिए, जैसे ही आपको अपने कार्यकारी के लिए एक बैठक का अनुरोध प्राप्त होता है, प्रक्रिया करें और इसे रिकॉर्ड करें ताकि आपका सिस्टम काम करता रहे (और आप गलती से बुक टाइम स्लॉट डबल न करें, महत्वपूर्ण घटनाओं के बारे में भूल जाएं, आदि)।
संगठन शेड्यूलिंग और कैलेंडर प्रबंधन की कुंजी क्यों है?
हम यहां सभी नियमों को तोड़ेंगे और सवाल का जवाब देंगे। इन तीन जिम्मेदारियों में क्या आम है?
- कई लोगों के साथ काम करना और समय सारणी को एक साथ रखना
- कैलेंडर अपडेट भेजने से जो समझ में आता है
- कभी नहीं एक महत्वपूर्ण ग्राहक डबल बुकिंग
उनके पास आम तौर पर बहुत कुछ है, लेकिन हम जिस चीज के लिए जा रहे हैं वह यह है कि सभी को बहुत सारी जानकारी जानने और प्रसंस्करण की आवश्यकता होती है, जिसमें दिनांक, समय, नाम और बहुत कुछ शामिल है। प्रोसेसिंग सूचना पर उत्कृष्टता प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका है कि पहले सूचना को व्यवस्थित रखें। कोई भी इन कार्यों में से किसी पर भी लेने में सक्षम नहीं होगा यदि उन्होंने शेड्यूल और कैलेंडर को रिकॉर्ड करने और व्यवस्थित करने के लिए पहले से ही किसी प्रकार की प्रणाली विकसित नहीं की है।
कैलेंडर प्रबंधन और शेड्यूलिंग के लिए एक प्रक्रिया के लिए प्रतिबद्ध है और इसे करने के लिए छड़ी। हमने कुछ को एक साथ खींचा इसके बारे में विशेष रूप से सुझाव । उनमे शामिल है:
- रंग कोडिंग
- सिर्फ कैलेंडर और शेड्यूल प्रबंधित करने के लिए काम के समय को अवरुद्ध करना
- उपयोगी कैलेंडर टूल का उपयोग करना
हमारी सूची के साथ आरंभ करने से पहले, साइन अप करें सहायता मुफ्त साप्ताहिक समाचार पत्र क्यूरेट जानकारी के साथ इतना उपयोगी है कि ईएएस कहते हैं कि वे यह नहीं जानते हैं कि इसे दोस्तों के साथ साझा करें या रहस्यों को अपने पास रखें। टिप्स और इंटेल प्राप्त करें, जैसे कि नीचे क्या दिखाया गया है, हर हफ्ते सीधे आपके इनबॉक्स में पहुंचाया जाता है।
यात्रा समन्वय
92% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे कील दें: जब यात्रा समन्वय की बात आती है, तो दक्षता और निरंतरता महत्वपूर्ण है।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: हर बार आपको यात्रा को समन्वित करने के लिए पहिया (या इस मामले में, यात्रा कार्यक्रम) को रोकना बंद करें। उपयोग टेम्पलेट्स बजाय।
टेम्प्लेट्स यात्रा की योजना को अधिक तेज़, अधिक कुशल और अधिक सुसंगत बनाते हैं। यह योजनाकार और यात्री दोनों के लिए एक जीत है।
आप भी कर सकते हैं एक जाने की प्रक्रिया स्थापित करें यात्रा की योजना बनाने के लिए आपको हर बार पालन करना होगा। उदाहरण के लिए, आप इस पर विचार कर सकते हैं:
- प्रत्येक यात्रा के लिए उपयोग करने के लिए पसंदीदा ट्रैवल विक्रेताओं का चयन करना
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको कोई विवरण याद नहीं है, जाँच सूची बनाना
- समयरेखा स्थापित करना ताकि आपको पता हो कि कब क्या करना है
कार्यक्रम कि योजना बनाना
90% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे कील दें: अपने दर्शकों को आपको सिखाएं कि एक अद्भुत घटना योजनाकार कैसे बनें।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: अपने को बूस्ट करें घटना-नियोजन कौशल उन लोगों से प्रतिक्रिया पूछकर जो आपकी घटनाओं में शामिल होते हैं।
इवेंट अटेंडीज़ से फीडबैक मांगना क्योंकि, जैसा है बिल गेट्स ने एक बार कहा था, “हम सभी को ऐसे लोगों की ज़रूरत है जो हमें प्रतिक्रिया दें। यही कारण है कि हम कैसे सुधार करते हैं। ”
उपस्थित लोगों के फीडबैक के माध्यम से उपस्थित लोगों के सवालों के जवाब में उपस्थित होने वाले कुछ ज्वलंत प्रश्नों पर प्रकाश डाला जा सकता है।
- क्या मुझे पर्याप्त भोजन मिला?
- क्या अंतरिक्ष बहुत तंग था?
- क्या संगीत बहुत लाउड था?
- क्या वक्ता सार्थक था?
- क्या वे कुर्सियाँ भी एक साथ पास थीं?
- क्या प्रारूप उबाऊ था?
आप जितने अधिक प्रश्न पूछेंगे, आप उतने अधिक सीखेंगे, और आपके ईवेंट बेहतर होंगे।
सचिवीय कर्तव्यों, जिसमें फोन कॉल को संभालना, अग्रेषण करना आदि शामिल हैं।
73% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
मीठे दांत के लिए स्वस्थ नाश्ता
इसे कील दें: संचार कौशल आपके सभी सचिवीय कर्तव्यों के साथ मदद करेगा।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: अपने संचार कौशल को बेहतर बनाने के लिए लगातार प्रयास करें; यह हर फोन कॉल और हर इंटरैक्शन को स्मूथ और अधिक उत्पादक बना देगा।
यदि सामान्य रूप से जीवन का सुनहरा नियम है 'दूसरों के साथ वैसा ही व्यवहार करें जैसा आप इलाज करना चाहते हैं,' तो संचार का सुनहरा नियम है 'दूसरों से बात करें जैसे आप चाहें वैसे वे आपसे बात करेंगे।' इसका मतलब है कि कुछ सरल सहानुभूति का अभ्यास करना। जब आप किसी के साथ फ़ोन पर हों, तो खुद से पूछें:
- इस व्यक्ति को क्या चाहिए?
- यह व्यक्ति कैसा महसूस कर रहा है?
- मैं इस व्यक्ति की मदद करने के लिए क्या कर सकता हूं?
आप इनमें से अधिकांश सवालों का जवाब केवल सुनकर पाएंगे।
व्यक्तिगत सहायक कर्तव्य
71% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे कील दें: मालिकों को व्यक्तिगत सहायकों से प्यार होता है जो जरूरतों और समस्याओं का अनुमान लगाते हैं।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: अतीत पर ध्यान दें और भविष्य की कल्पना करें।
भविष्य के बारे में सूचित अनुमान लगाने के लिए अतीत में हुई चीजों पर विचार करें। आप हमेशा सही नहीं हो सकते हैं, लेकिन जब भी आप भविष्य का अनुमान लगाने की कोशिश करेंगे, तो आप हर बार बेहतर होंगे।
उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि ये घटनाएँ पहले ही घट चुकी हैं।
- एक विशेष ग्राहक ने एक बैठक रद्द कर दी, जिससे आपका बॉस उत्साहित था।
- उसी ग्राहक ने आपको नीले रंग से बाहर बुलाया क्योंकि वह सिर्फ 'शहर से गुजर रहा था।' आपको एक इंप्रूवमेंट मीटिंग सेट करनी थी।
- इंप्रोमेट्टू मीटिंग अच्छी तरह से नहीं चली क्योंकि आपका बॉस तैयार रहना पसंद करता है।
इस स्थिति में, आप इस विशेष क्लाइंट के साथ मासिक चेक-इन कॉल या ईमेल शेड्यूल करके प्रत्याशा कौशल प्रदर्शित कर सकते हैं। आप उससे पूछ सकते हैं कि क्या वह जल्द ही किसी शहर में आ रही है या यह पुष्टि कर सकती है कि वह कैलेंडर की किसी भी मौजूदा बैठक में भाग ले रही है।
(- के साथ अधिक श * टी प्राप्त करें सहायता - सहायकों द्वारा सहायकों के लिए बनाए गए # 1 मुक्त साप्ताहिक समाचार पत्र।)
फील्ड टेक अनुरोध
58% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे कील दें: इस सच्चाई को स्वीकार करें कि कार्यकारी सहायकों ने बहुत सारी टेक समस्या निवारण को समाप्त कर दिया है।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: टेक दुर्घटना के लिए तैयार रहें।
जब आप नौकरी के लिए नए होते हैं, तो कुछ तकनीकी कठिनाइयाँ शायद आपको रोक देंगी, लेकिन यह ठीक है। उन लोगों के अनुरोध और समस्याओं पर नज़र रखना शुरू करें, जो आपके लिए लाए हैं। शीर्ष दस समस्याओं जैसे रुझानों को उजागर करने के लिए अपने 'शोध' का उपयोग करें। रिकॉर्ड करें कि आपने प्रत्येक समस्या का सफलतापूर्वक हल कैसे किया है और अपने समाधानों को एक छोटी सी निर्देश पुस्तिका में बदल दें। जब कोई भी आपके पास समस्याओं में से एक के साथ आता है, तो आप बस अनुदेश पत्र ईमेल कर सकते हैं। (आप इसे कंपनी की वेबसाइट पर भी पोस्ट कर सकते हैं या यदि विकल्प है तो इंट्रानेट!)
अतिरिक्त सुझाव:
- जब कोई आपको रोकता है, तो संदर्भ के लिए ऑनलाइन संसाधन पर जाएं। उदाहरण के लिए, आप अपने मुख्य कार्यालय इलेक्ट्रॉनिक्स के निर्माताओं को देख सकते हैं। ग्राहक सेवा हॉटलाइन या ऑनलाइन सहायता लिंक लिखें, ताकि आप जान सकें कि समस्याएँ आने पर उत्तर कहाँ देखें।
- कंप्यूटर कौशल वाले कार्यालय में किसी से भी अपनी संपर्क सूची में रहने के लिए कहें। इसका सीधा सा मतलब है कि यदि आप उनकी समस्या से निपटने में मदद चाहते हैं तो आप उन्हें एक अंगूठी दे सकते हैं
संचालन शुल्क, भत्तों और पार्किंग सहित रखरखाव
56% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे कील दें: कर्मचारियों को आपके संचालन की रणनीति का मार्गदर्शन करने दें।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: जब संदेह हो, तो कर्मचारियों से बात करें।
अच्छा संचालन प्रबंधक ने किया पता है कि वे कर्मचारियों से बात करके बहुत कुछ सीख सकते हैं। कार्यकारी सहायक जो एक अच्छा काम करना चाहते हैं, वे अपनी रणनीतियों को सूचित करने के लिए कर्मचारियों से बात कर सकते हैं।
ऑनबोर्डिंग / ऑफबोर्डिंग सहित मानव संसाधन कर्तव्य)
51% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे नाखून दें: कर्मचारियों के साथ अपनी पहली और आखिरी बातचीत करें।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: जहाज पर चढ़ना और उतरना दोनों ही सीखने के क्षण हैं।
ज्ञानप्राप्ति के लिए एक सीखने का क्षण प्रस्तुत करता है कर्मचारियों ।
इसका मतलब है, के रूप में सिफारिश की है एचआर टेक्नोलॉजिस्ट , कि आप अपनी कंपनी की संस्कृति को सुदृढ़ और स्पष्ट करें। कंपनी की संस्कृति का आपके लिए क्या अर्थ है, यह बताकर सत्रों की शुरुआत करें। जब आपकी कंपनी की संस्कृति वास्तविक जीवन में प्रकट होती है, तो किसी स्थिति या घटना के बारे में एक कहानी बताने पर विचार करें।
ऑफ़ बोर्डिंग के लिए एक सीखने का क्षण प्रस्तुत करें आपकी कंपनी ।
इसका मतलब है कि आपको यह पता लगाना चाहिए कि कर्मचारी कंपनी के बारे में कैसा महसूस करते हैं। उन्हें क्या पसंद / नापसंद था? वे क्यों छोड़ रहे हैं? जानें कि आप इस पल में क्या कर सकते हैं; प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के पास ईमानदार नहीं होने का कोई कारण नहीं है।
कार्यालय डिजाइन / लेआउट कार्य
46% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
यह कील: मज़ा है!
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: हर ऑफिस को अलग-अलग डिजाइन की जरूरत होती है। यदि आप अपनी कंपनी के अद्वितीय पहलुओं पर विचार करते हैं और डिज़ाइन और लेआउट की योजना बनाते समय मज़े करते हैं, तो आप एक कार्यालय डिज़ाइन बना पाएंगे जो सभी को पसंद है।
कुछ की जाँच करें कार्यालय सजावट विचारों ।
(- के साथ अधिक श * टी प्राप्त करें सहायता - सहायकों द्वारा सहायकों के लिए बनाए गए # 1 मुक्त साप्ताहिक समाचार पत्र।)
पेरोल
16% कार्यकारी सहायक रिपोर्ट कर रहे हैं
इसे नेल करें: ऐसी प्रणाली चुनें जो आपके शेड्यूल के साथ काम करे।
यदि आपको केवल एक ही बात याद है: कर्मचारियों को भुगतान करने की आवश्यकता है; सुनिश्चित करें कि वे एक पेरोल प्रणाली है कि आपके कार्यक्रम के साथ काम करता है खोजने के द्वारा अपने पेचेक प्राप्त करते हैं।
पेरोल संभालना, किराने का सामान खरीदने, घर की सफाई करने, या वास्तव में कोई अन्य काम करने जैसा है; यह कभी खत्म नहीं हुआ। आप पेरोल के साथ कभी नहीं 'बस' कर रहे हैं। यदि आप छुट्टी पर जा रहे हैं, तो आपको एक दिन में इसे बार-बार संभालना होगा, और यदि आप एक दिन में 'एक महीने के मूल्य पर दस्तक देते हैं'। यदि आप पेरोल का प्रबंधन करने जा रहे हैं, तो अपनी अनुसूची की जरूरतों के बारे में यथार्थवादी बनें।
एक कार्यकारी सहायक के रूप में, आप बहुत यात्रा कर सकते हैं। अगर ऐसा है, तो क्या करें अर्थात् ब्लॉग की सिफारिश और एक खोजें क्लाउड-आधारित पेरोल प्रणाली आप किसी भी समय कहीं से भी पहुँच सकते हैं।
युक्ति: यदि आप अधिकांश ईएएस पसंद करते हैं और आप एक व्यस्त कार्यक्रम की उम्मीद करते हैं, तो ए का विकल्प चुनें स्वचालित पेरोल प्रणाली जो आपकी प्लेट से पेरोल को संभालने के कुछ दोहराए जाने वाले तनाव को ले जाएगा।
आप इन कार्यकारी सहायक कर्तव्यों के बारे में क्या सोचते हैं? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं!