2021 में [प्रभावी चेकलिस्ट के साथ एक प्रभावी आभासी बैठक आयोजित करने के लिए पूर्ण 8-चरण गाइड]

वर्चुअल मीटिंग चेकलिस्ट

कैसे काम पर पीने के लिए

आभासी बैठकें भविष्य की ध्वनि की तरह ...

क्या 'आभासी' का अर्थ है कि हम सभी होलोग्राम के माध्यम से इकट्ठा होते हैं जैसे वे विज्ञान कथा फिल्मों में करते हैं?

क्या हम आभासी कार्यालयों में प्रवेश करने के लिए हैडसेट पर रखते हैं जिसमें हमारे मुकाबले थोड़ा बेहतर फर्नीचर और दृश्य हैं असली कार्यालय ?

जैसा कि अधिक से अधिक लोग शुरू करते हैं घर से काम करना , हम में से कई पूछ रहे हैं:

वर्चुअल मीटिंग क्या है?

एक आभासी बैठक एक है प्रतिस्पर्धा जो इंटरनेट या डिजिटल नेटवर्क के माध्यम से लोगों को एक साथ लाता है, आमतौर पर एक साझा उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए। एक अच्छी तरह से आयोजित आभासी बैठक लोगों को एक ही भौतिक स्थान में होने की आवश्यकता के बिना वास्तविक समय में जानकारी का सहयोग करने और साझा करने की अनुमति देती है।

मोनिका लिनारेस से हमारी कार्यकारी सहायक फेसबुक समूह के राज्य आगे बताते हैं:

'जब हम महामारी, लंबी दूरी, अव्यवस्थित मौसम और अन्य अवरोधकों के कारण एक साथ हो सकते हैं तो आभासी बैठकें हमें जोड़ती हैं।' जब अच्छी तरह से योजना बनाई जाती है, तो ये बैठकें हमें कार्य संबंधों, व्यापार निरंतरता और उत्पादक सहयोग को बनाए रखने के लिए स्थानिक बाधाओं को पार करने में मदद कर सकती हैं। ”

ये सही है! योजना आपकी आभासी बैठकों से सबसे अधिक मूल्य प्राप्त करने का रहस्य है।

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योजना बनाना कठिन नहीं है क्योंकि हमने आपके लिए सभी चरणों को रेखांकित किया है।

अपनी आभासी बैठकों को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए, नीचे दिए गए विस्तृत चरणों को देखें और हमारी कार्रवाई योग्य चेकलिस्ट डाउनलोड करें।

हमारी 8-चरणीय वर्चुअल मीटिंग चेकलिस्ट देखें

विषय - सूची

आपकी वर्चुअल मीटिंग चेकलिस्ट

आप अपने वर्चुअल मीटिन के दौरान क्या हासिल करना चाहते हैं जी ?

आचार-Premeeting-जांच करें

आपका लक्ष्य 'नरम' हो सकता है (सह-श्रमिकों के साथ कुछ गुणवत्ता प्राप्त करना) या यह 'कठिन' (संशोधित वार्षिक बिक्री रणनीति पर आम सहमति तक पहुंचना) हो सकता है, लेकिन किसी भी तरह से, एक वर्चुअल मीटिंग गेम प्लान आपको वह करने में मदद करेगा जो आपको करने की आवश्यकता है।

वर्चुअल मीटिंग्स एक विशेष मुट्ठी भर बाधाओं के साथ आती हैं - तकनीकी चुनौतियाँ, कम व्यस्तता, और असंतुष्ट बैठक प्रवाह - जो आपके और आपके उद्देश्य के बीच मिल सकते हैं।

बात कर इंक।, विशेषज्ञ ट्रेनर ली ई। मिलर पूरी तरह से समस्या को अभिव्यक्त किया:

“लोग जो सबसे बड़ी गलती करते हैं, वह मान रहा है कि जब आप आमने-सामने मिल रहे हों तो प्रभावित करना वैसा ही होता है जब आप वस्तुतः बातचीत कर रहे होते हैं। यह। नियम भिन्न हैं क्योंकि लोग वस्तुतः बातचीत करते समय अलग-अलग प्रतिक्रिया देते हैं। ”

यह चेकलिस्ट आपको पिछली वर्चुअल मीटिंग की चुनौतियों से निपटने में मदद करेगी।

चरण 1: विवरण नीचे कील

इसे करें: अपनी वर्चुअल मीटिंग से 1-2 सप्ताह पहले

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कील-नीचे-विवरण

क्यों :

  • विवरणों को नीचे रखने से आपको आभासी मीटिंग चुनौतियों को दूर करने के तरीकों की पहचान करने में मदद मिलेगी, जिनमें शामिल हैं:
    1. तकनीकी दिक्कतें
    2. व्यवधान और विक्षेप
    3. संवादात्मक प्रवाह का अभाव (भौतिक संकेतों के अभाव में, लोग एक-दूसरे से अधिक बात करना और बाधित करना)

कैसे :

  • नीचे दिए गए कारकों पर विचार करके, आपकी बैठक शुरू से अंत तक कैसे चलेगी, इसकी कल्पना करें।
  • भविष्य के नियोजन चरणों के दौरान संदर्भ के लिए अपने प्रवाह को दस्तावेज़ित करें।

प्रौद्योगिकी और उपकरण :

  • जानें कि ये वर्चुअल मीटिंग टूल कैसे काम करते हैं।
  • उपस्थित लोगों के साथ बुनियादी उपकरण निर्देश साझा करें।
  • विचार करें कि आपके उपकरण की क्षमताएं आपको क्या करने की अनुमति देती हैं:
    1. प्रतिभागियों को म्यूट / अनम्यूट करें
    2. प्रतिभागियों के वीडियो को बंद करें
    3. यदि आवश्यक हो तो प्रतिभागियों को खारिज करें
    4. एक पृष्ठभूमि सेट करें
    5. यदि आपको वर्चुअल मीटिंग के दौरान अन्य सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो एक सहयोग मंच का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए toasty
    6. एक तटस्थ / पेशेवर सेटिंग चुनें जहां आप न्यूनतम व्यवधान के साथ बैठक की मेजबानी कर सकते हैं
    7. अपने कंप्यूटर पर अपने मीटिंग टूल का परीक्षण करें

प्रो-टिप: व्यापक वर्चुअल मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म के एक टन हैं जो कई स्थानों में दूरस्थ सहभागियों के साथ मीटिंग सेट करने के लिए एकदम सही हैं। यदि आप एक विश्वसनीय विकल्प की तलाश में हैं, Nextiva त्वरित सेटअप और एक महान समग्र उपयोगकर्ता अनुभव प्रदान करता है।

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सगाई:

  • लोगों को बोलते समय चिह्नित करने के लिए एक सहभागी चेकलिस्ट बनाएं। उन लोगों को कॉल करें जिनके पास अभी तक एक टर्न नहीं था।
  • बैठक की शुरुआत में रोल लेने की योजना बनाएं ताकि हर कोई कह सके कि 'नमस्ते।'
  • अपनी बैठक के निमंत्रण के साथ भेजने के लिए एक छोटी यात्रा कार्यक्रम और एक उद्देश्य सारांश विकसित करें। सभी उपस्थित लोगों को पता होना चाहिए:
    1. बैठक का उद्देश्य
    2. आप किन विषयों को कवर करेंगे
    3. बैठक में कितना समय लगेगा

प्रो-टिप: कैलेंडर आमंत्रण में सीधे मीटिंग का एजेंडा जोड़ना, उपस्थित लोगों को यह बताने का एक अच्छा तरीका है कि बैठक किस बारे में होगी और यह भी कि वे एक अनुस्मारक की आवश्यकता के संदर्भ में एक आसान बिंदु के रूप में कार्य करते हैं।

  • उपस्थित लोगों की अपेक्षाएं निर्धारित करें।
    1. क्या आप बैठक के कुछ हिस्सों के बाद उपस्थित लोगों को आमंत्रित करेंगे? (इससे जुड़ाव बना रह सकता है)
    2. क्या आप उपस्थित लोगों से बोलने के लिए कहेंगे?
    3. मुड़ने की सुविधा के लिए आप प्रतिभागी म्यूटिंग या हाथ उठाने के कार्यों का उपयोग कर सकते हैं।

समस्या निवारण :

  • अपनी बैठक शुरू करने से पहले केवल 3 मिनट प्रतीक्षा करने के लिए प्रतिबद्ध हैं।
    • लेटकोमर्स ट्रिकल के रूप में पटरी से उतरने से बचने के लिए प्रवेश पर सभी प्रतिभागियों को म्यूट करें।
  • किसी से उन सहभागियों से मध्यम ईमेल के लिए पूछें जो कनेक्ट नहीं कर सकते हैं।
    • मेजबान के रूप में, आप आईटी समर्थन प्रदान करते हुए एक आकर्षक बैठक का नेतृत्व करने में सक्षम नहीं होंगे।
  • 3 मिनट या अधिक के लिए पृष्ठभूमि शोर को विचलित करने वाले मूक प्रतिभागियों की मदद करने के लिए किसी (शायद आपके ईमेल मॉडरेटर) से पूछें। (इन लोगों को स्व म्यूट करने के लिए कहना केवल बैठक को बाधित करेगा)
  • किसी को अपने सह-मेजबान होने के लिए कहें। जैसा कि आप मुख्य बिंदुओं को कवर करने पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, यह व्यक्ति सगाई की निगरानी कर सकता है।
  • अप्रत्याशित चुनौतियों के लिए समस्या को सुलझाने की रणनीति की 'पहचान और खत्म' करने के लिए प्रतिबद्ध है।
    1. सीमित समय की बैठक समस्या निवारण के लिए कोई झिझकने वाला कमरा नहीं छोड़ती है।
    2. उदाहरण के लिए, यदि कोई कनेक्ट नहीं कर सकता है, तो बस उन्हें बताएं कि आप उन्हें मिस करेंगे और उन्हें याद दिलाएंगे कि आप मीटिंग सारांश भेजेंगे।

चरण 2: आभासी बैठक निमंत्रण भेजें

इसे करें: अपनी वर्चुअल मीटिंग से 1-2 सप्ताह पहले

भेजा जा रहा है-आभासी-बैठक

क्यों :

  • इसलिए उपस्थित लोग तैयार हो सकते हैं और उत्साहित हो सकते हैं। (यह आपकी योजना प्रक्रिया को सिर गिनने में भी मदद करेगा!)

क्या शामिल करें :

  • बैठक की तारीख और समय।
  • तकनीकी प्रारूप।
  • कनेक्ट करने के लिए लिंक शामिल करें और चरण 1 में आपके द्वारा विकसित किसी भी निर्देश को।
  • उम्मीदों पर खरा उतरें। (विशेषकर यदि आपने स्पीकर मोड़ लागू करने का निर्णय लिया है)
  • बैठक का कार्यक्रम।
  • बैठक के उद्देश्य।

चरण 3: वर्चुअल मीटिंग रिमाइंडर भेजें

इसे करें: अपनी वर्चुअल मीटिंग से 24 घंटे पहले

भेजें-वर्चुअल-मीटिंग-अनुस्मारक

क्यों:

  • यह जागरूकता बढ़ाने में मदद करता है और उपस्थित लोगों को तैयार करने के लिए याद दिलाता है।

क्या शामिल करें:

  • बैठक प्रौद्योगिकी का परीक्षण करने के लिए सभी से अनुरोध।
  • विवरण मूल बैठक के निमंत्रण में उल्लिखित है।

चरण 4: प्री-मीटिंग चेक का संचालन करें

इसे करें: अपनी वर्चुअल मीटिंग से 15 मिनट पहले

क्यों:

  • यह ठीक वैसे ही है जैसे अटेंडेंस के आने से पहले फिजिकल मीटिंग रूम स्थापित करना। आप जल्द से जल्द अपने शुरुआती सहभागी के रूप में आरंभ करने के लिए तैयार रहना चाहते हैं।

कैसे:

  • अपने साथी मेजबानों और मध्यस्थों के साथ अपनी बैठक में साइन इन करें।
  • अपने माइक्रोफ़ोन और स्पीकर की जांच करें।
  • अपनी मीटिंग सेटिंग को सत्यापित करें, जिसमें कोई भी सहभागी सेटिंग (म्यूटिंग / कैमरा बंद) शामिल है, जिसे आप रखना चाहते हैं।
  • यदि आपकी तकनीक अनुमति देती है तो एक प्रतीक्षालय का शुभारंभ करें। (यदि किसी को कुछ मिनटों में हस्ताक्षर करने की जल्दी हो, तो यह समस्या नहीं होगी)
  • पिछली बार अपने मीटिंग प्रवाह और यात्रा कार्यक्रम की समीक्षा करें।

चरण 5: अपनी वर्चुअल मीटिंग को शैली में बंद करें

यह करें: अपनी वर्चुअल मीटिंग की शुरुआत में

अपनी वर्चुअल मीटिंग को शैली में बंद करें

क्यों :

कैसे :

  • सभी को मुस्कुराने और एक-दूसरे को बधाई देने के लिए एक रोल कॉल करें।
  • चरण 1 में आपके द्वारा चयनित आइसब्रेकर वितरित करें।

अतिरिक्त विचार :

  • कुछ संगीत बजाओ
  • कुछ सामान्य ज्ञान खेलें
  • मतदान या प्रश्नोत्तरी करें
  • वर्चुअल डांस पार्टी है
  • हर किसी को हँसाने के लिए एक उल्लसित वीडियो साझा करें

चरण 6: अब तक की सबसे अच्छी आभासी बैठक की मेजबानी करें

यह करें: अपनी वर्चुअल मीटिंग के दौरान

सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल-मीटिंग मेजबान

क्यों :

  • होस्टिंग वास्तव में वर्चुअल मीटिंग्स बनाती या तोड़ती है। होस्ट पेसिंग और टोन सेट करता है और लोगों के फोन को देखने के बजाय बात करते हुए सगाई के स्तर को प्रभावित कर सकता है।

कैसे :

  • अपने बैठक प्रवाह और यात्रा कार्यक्रम के लिए छड़ी। क्यों? यह आपकी बैठक को संगठित और उद्देश्यपूर्ण महसूस कराता है।

अपने सहभागियों को यथासंभव आरामदायक बनाने के लिए इन रणनीतियों / तकनीकों का उपयोग करें :

  • मुस्कुराओ।
  • पोशाक के रूप में आप एक व्यक्ति की बैठक के लिए होगा।
  • व्यक्ति में जितना आप करेंगे उससे अधिक धीरे बोलें।
  • आपके अन्य सभी ऐप्स के लिए सूचनाएं म्यूट करें।
  • केवल अपनी संपूर्ण अवधि के लिए बैठक पर ध्यान दें।
  • स्पष्ट रूप से और अपने माइक्रोफ़ोन में बोलें।
  • आपके द्वारा लोगों को वजन करने के लिए बहुत समय देने के लिए आपके द्वारा कहे गए सभी चीजों को बढ़ाएं।
  • अपने कैमरे में देखकर 'आँख से संपर्क करें'।
  • अक्सर पूछें कि क्या किसी के पास कोई सवाल है या अतिरिक्त विचार है। (वर्चुअल मीटिंग कभी-कभी टेलीविजन शो या प्रस्तुतियों की तरह महसूस कर सकती हैं। प्रश्न और संकेत लोगों को याद दिलाते हैं कि वे सक्रिय प्रतिभागी हैं और निष्क्रिय उपभोक्ता नहीं हैं।)
  • ध्यान और आंखों से संपर्क साधने के लिए हर 15 मिनट में एक ग्रुप सेल्फी (सिर्फ अपनी स्क्रीन की तस्वीर) लें।
  • उपस्थित लोगों को आपकी ओर देखने और आँखों से संपर्क बनाने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए अपने हाथों से बोलें।
  • अपने आप को देखने से बचें। (अपने विचार छिपाएं यदि आपको चाहिए)
  • मौन संज्ञा के साथ वक्ता के योगदान को स्वीकार करें। (मौखिक टिप्पणियां बैठक को धीमा कर देंगी, लेकिन एक भौतिक पुष्टि से उपस्थित लोगों को पता चल जाएगा कि उन्हें सुना गया है।)
  • उन सहभागियों को कॉल करें जिनके पास कुछ भी कहने का मौका नहीं था।
  • यदि आपकी बैठक लंबी है, तो ब्रेक लें।
  • अतिरिक्त आइसब्रेकर का उपयोग करें या आइसब्रेकर चुटकुले उपस्थित रहने के लिए जो अपने डेस्क पर रहते हैं।

अधिक सुझाव चाहते हैं? इनमें से कुछ तकनीकों को हैक करने का प्रयास करें कैमरे पर अभिनय।

चरण 7: अपनी आभासी बैठक को समाप्त न करें-इसे बंद करें

ऐसा करें: इससे पहले कि आप अपनी वर्चुअल मीटिंग से साइन इन करें

अंतिम-आपका-वर्चुअल-मीटिंग

क्यों :

  • आभासी प्रारूप हमें एक बटन के एक आसान क्लिक के साथ बैठकें छोड़ने में सक्षम करते हैं। उस बटन को दबाने और उछालने के आग्रह से बचें। उद्देश्य और नियंत्रण के साथ अपनी बैठक बंद करें।

कैसे :

  • पूछें कि क्या किसी को जोड़ने के लिए कोई अन्य विचार है।
  • मुख्य बिंदुओं को सारांशित करें।
  • अगले चरणों को संक्षेप में लें और जिम्मेदार पक्षों को स्पष्ट करें।
  • उपस्थित लोगों को बताएं कि आप शीघ्र ही एक अनुवर्ती ईमेल भेजेंगे ताकि वे इसके लिए देख सकें।

चरण 8: तुरंत पालन करें

यह करें: आपकी वर्चुअल मीटिंग समाप्त होने के बाद

एक बैठक शुरू करने के लिए मजेदार तरीके

अनुवर्ती-तुरंत

क्यों :

  • तुरंत बाद आपकी मदद करता है सगाई जारी रखें जबकि उपस्थित लोगों के मन में आपकी बैठक ताजा होती है।

एक अनुवर्ती ईमेल में क्या शामिल किया जाए :

  • मीटिंग का सारांश ।
  • अगला-चरण सारांश।
  • प्रमुख बैठक की उपलब्धि। (किसी भी भाग्य के साथ, यह आपके प्रमुख मीटिंग उद्देश्य से मेल खाएगा)
  • रिकॉर्डिंग। (यदि लागू हो)
  • संतुष्टि सर्वेक्षण लिंक या सीधे प्रतिक्रिया के साथ आपको ईमेल करने का अनुरोध। (क्या यह बैठक उपयोगी थी? क्यों या क्यों नहीं?)

अतिरिक्त अनुवर्ती कदम :

  • उन लोगों तक पहुंचें, जिन्हें अपने से घटना से जुड़ने में परेशानी थी घर कार्यालय ।
  • वे निश्चित रूप से आपके मुख्य अनुवर्ती ईमेल में शामिल किए जाएंगे, लेकिन एक अतिरिक्त माफी एक अच्छा स्पर्श है।

हमारी 8-चरणीय वर्चुअल मीटिंग चेकलिस्ट देखें

लोग वर्चुअल मीटिंग के बारे में ये सवाल भी पूछते हैं

प्रश्न: वर्चुअल मीटिंग्स के क्या फायदे हैं?

प्रश्न: वर्चुअल मीटिंग कितनी देर तक चलना चाहिए?

  • A: वर्चुअल मीटिंग्स एक घंटे से अधिक समय तक नहीं होनी चाहिए। 15 मिनट के सेगमेंट में अपनी मीटिंग तोड़ें और उपस्थित लोगों को सक्रिय रखने के लिए ब्रेक लें। अपने निर्णय का उपयोग करने के लिए तैयार रहें। यदि आपको लगता है कि व्यस्तता खत्म हो गई है, तो यह आपकी बैठक को जल्दी समाप्त करने के लिए लंबे समय में अधिक उत्पादक हो सकता है।

प्रश्न: मैं एक वर्चुअल मीटिंग को कैसे इंटरैक्टिव बना सकता हूं?

  • A: अपनी मीटिंग के प्रत्येक पहलू की सावधानीपूर्वक योजना बनाकर एक वर्चुअल मीटिंग को इंटरैक्टिव बनाएं। इसमें उन होस्टिंग तकनीकों को समझना शामिल है जो लोगों को सहज बनाते हैं और सहभागिता रणनीतियों की पहचान करते हैं जो भागीदारी को प्रोत्साहित करते हैं।

प्रश्न: मुझे कैसे पता चलेगा कि मेरी आभासी बैठक प्रभावी थी?

  • A: पता करें कि क्या आपकी मीटिंग का अनुवर्ती ईमेल में फीडबैक मांगने से आपकी वर्चुअल मीटिंग प्रभावी थी या नहीं। आप अपनी बैठक को योजना प्रक्रिया में यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए कदम उठा सकते हैं।

प्रश्न: एक प्रभावी आभासी बैठक आयोजित करने के लिए पहला कदम क्या है?

प्रश्न: 2021 में आभासी बैठकें क्यों काम करती हैं?

  • A: वर्चुअल मीटिंग्स 2021 में काम करती हैं क्योंकि दूर से मिलने की हमारी जरूरत पहले से कहीं ज्यादा है, हमारी मीटिंग टेक्नोलॉजी पहले से बेहतर है, और वर्चुअल मीटिंग्स को सफल बनाने का हमारा ज्ञान हर दिन बढ़ रहा है।

प्रश्न: वर्चुअल मीटिंग शुरू करने के लिए मुझे क्या करना होगा?

  • A: वर्चुअल मीटिंग शुरू करने के लिए, आपको एक प्रेजेंटेबल वर्क स्पेस, एक लैपटॉप या डेस्कटॉप कंप्यूटर, एक विश्वसनीय इंटरनेट कनेक्शन, वर्चुअल मीटिंग सॉफ़्टवेयर, मीटिंग अटेंडीज़, और चीजों को किक करने के लिए एक अच्छे आइसब्रेकर प्रश्न की आवश्यकता होती है। वर्चुअल मीटिंग की योजना के लिए अन्य चरण खोजें।

प्रश्न: क्या मेरी आभासी बैठक में दूरस्थ कर्मचारी की व्यस्तता को सुधारने के तरीके हैं?

  • ए: रोल लेने के द्वारा अपनी आभासी बैठक में दूरस्थ कर्मचारी की व्यस्तता में सुधार करें, आइसब्रेकर प्रश्नों का उपयोग करके, अपनी बैठक के कार्यक्रम और उद्देश्यों को साझा करें, और सुनिश्चित करें कि सभी को भाग लेने के लिए अपनी बैठक को सावधानीपूर्वक संचालित करें।

प्रश्न: वर्चुअल मीटिंग का उद्देश्य क्या है?

  • A: वर्चुअल मीटिंग का उद्देश्य महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने, महत्वपूर्ण लक्ष्यों को प्राप्त करने या स्वस्थ कार्यालय संबंधों को बनाने या बनाए रखने के लिए लोगों को डिजिटल रूप से लाने के लिए है।

प्रश्न: मुझे अपनी वर्चुअल मीटिंग कैसे शुरू करनी चाहिए?

  • A: आपको अपना वर्चुअल मीटिंग रोल शुरू करके और एक छोटा आइसब्रेकर प्रश्न प्रस्तुत करना चाहिए। अपनी वर्चुअल मीटिंग की योजना, होस्ट और समाप्ति का तरीका जानें।

प्रश्न: मुझे अपनी वर्चुअल मीटिंग कैसे समाप्त करनी चाहिए?

  • A: अंतिम विचारों को इकट्ठा करके और प्रमुख बिंदुओं और अगले चरणों को संक्षेप में लिखकर अपनी आभासी बैठक को समाप्त करें। बैठक के तुरंत बाद आपको एक अनुवर्ती ईमेल भेजने की योजना भी बनानी चाहिए। वर्चुअल मीटिंग प्लानिंग टिप्स को और अधिक शुरू करें।

क्या हम कुछ याद किया है? कृपया हमें टिप्पणियों में बताएं!