2021 में सर्वश्रेष्ठ प्रशासनिक सहायकों से 16 अपरिहार्य कौशल

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एक तारकीय प्रशासनिक सहायक कंपनी का गुप्त हथियार हो सकता है।



'प्रशासनिक सहायक' शेड्यूलिंग, बहीखाता पद्धति और यात्रा की व्यवस्था जैसी चीजों का पर्याय हुआ करता था। आज तो नहीं

हालांकि ये कार्य अभी भी नौकरी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, लेकिन इन दिनों प्रवेश बहुत अधिक हैं। अक्सर, Admins पारंपरिक रूप से HR या संचालन - जैसी चीज़ों के लिए पारंपरिक रूप से फिर से सामने आने वाले रणनीतिक कार्यों को लेते हैं नए काम पर रखा और इवेंट प्लानिंग।

आधुनिक दिन Admins को अक्सर इन-हाउस और रिमोट कंपनी संस्कृति दोनों को एक के माध्यम से प्रबंधित करने का काम सौंपा जाता है कर्मचारी मान्यता सॉफ्टवेयर पसंद सभा - जो निःशुल्क है।



अधिक से अधिक, एक सकारात्मक कार्यालय संस्कृति को बनाए रखना, शीर्ष प्रतिभाओं की भर्ती और उन्हें बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है, उलझाने वाले कर्मचारी , और उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करता है। एक कंपनी के व्यवस्थापक को अक्सर संस्कृति-संबंधी जिम्मेदारियों के साथ काम सौंपा जाता है, जैसे कि ऑफ-साइट की योजना बनाना, प्रबंधन करना कार्यालय स्नैक्स की तरह भत्तों , और आम तौर पर कार्यालय वाइब को बनाए रखना।

जब यह नीचे आ जाता है, तो एडमिन्स से अपेक्षा की जाती है कि वे चीजों को सुचारू रूप से चलाते रहें, चाहे वह कुछ भी ले। उन्हें बेसबॉल में 'उपयोगिता खिलाड़ी' की तरह लगता है। वे जैक- और जिल-ऑफ-ऑल-ट्रेड, विभिन्न स्थितियों के एक टन में उच्च स्तर पर प्रदर्शन करने की उम्मीद करते हैं।

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इसलिए यह समझ में आता है कि आज के Admins को इस चुनौतीपूर्ण भूमिका में सफल होने के लिए व्यापक कौशल की आवश्यकता है।

लेकिन वे प्रशासनिक कौशल की सूची क्या है? और क्या अच्छे लोगों को महान से अलग करता है? प्रशासनिक सहायकों के लिए आपको कौन से व्यावसायिक विकास के विचारों का पालन करना चाहिए?

ठीक यही हमने रॉकस्टार व्यवस्थापक के हमारे समुदाय से पूछा। यहां प्रशासनिक सहायक के लिए कौशल हैं जो वास्तव में बिलों का भुगतान करते हैं।

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विषय - सूची

1. सभी संसाधनों को जानना

जब आप एक प्रशासनिक सहायक होते हैं, तो हर किसी की गिनती हर समस्या के समाधान या हर ज़रूरत के लिए उपयोग करने के लिए आपके पास होती है।

स्टैंड-आउट व्यवस्थापक उपयोगी टूल और गो-टू संसाधनों के एक डेटाबेस या एक्सेल फाइल को रखकर पूछ से आगे रहते हैं।

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अन्य सहायक संसाधन:

2. रचनात्मक समस्या का समाधान

यदि आप सीखना चाहते हैं कि 2021 में एक अच्छा प्रशासनिक सहायक कैसे बनना है, तो समस्या को हल करना आपके टूलबॉक्स में होना चाहिए। चूंकि एक व्यवस्थापक की मुख्य जिम्मेदारी चीजों को बिंदु पर रखना है, इसलिए समस्या-समाधान एक अनिवार्य कौशल है। दूरस्थ कार्य और वृद्धि पर लचीले शेड्यूल के साथ, आज का आधुनिक कार्यस्थल हर चीज को सुचारू रूप से चलाने के लिए एक नई प्रकार की रचनात्मक सोच की मांग करता है।

चेल्सी Hnat, कार्यकारी कार्यकारी सीईओ के लिए महिला कार्यकारी अधिकारियों, हमें बताता है क्यों:

चेल्सी-hnat'प्रशासनिक सहायकों को पॉलीमैथ होने की एक अनोखी स्थिति में है - वे अपने काम के माहौल के कई अलग-अलग पहलुओं के बारे में जानते हैं और समस्या-समाधान के लिए एक चलते-चलते के रूप में देखे जाते हैं।

जितना अधिक वे प्रभावी ढंग से समस्या निवारण में सक्षम होते हैं, उतना ही मूल्यवान वे अपनी स्थिति में हो जाते हैं क्योंकि वे सब कुछ सुचारू रूप से चलते रहते हैं। ”

रचनात्मकता और कामचलाऊ क्षमता, Hnat के अनुसार, किसी भी आकार की कंपनियों में समीकरण का एक आवश्यक हिस्सा है।

चेल्सी-hnat'मैं इसे छोटे और बड़े स्तर की दोनों कंपनियों में देखता हूं, लेकिन मेरी जैसी छोटी कंपनी में, इन एडमिन स्किल्स का प्रभाव स्मारकीय होता है और वास्तव में आप पर ध्यान जाता है।'

3. उचित शिष्टाचार

हर एक दिन लोगों के साथ इंटरफ़ेस जोड़ता है। सभी तरह के लोग।

ऑफिस मैनेजरों की तरह , Admins एक कंपनी में कुछ लोगों में से एक हैं (शायद सीईओ या वरिष्ठ एचआर स्टाफ के अलावा) जो हर स्तर पर कर्मचारियों के साथ व्यवहार करते हैं।

बेशक, यह आंतरिक बातचीत तक सीमित नहीं है। व्यवस्थापक की भूमिका लगभग हमेशा आगे की ओर होती है। यदि आप एक व्यवस्थापक हैं, तो आप अक्सर एक विभाग या कार्यकारी के द्वारपाल होते हैं, जो आने वाली कॉलों को संभालते हैं, विक्रेताओं तक पहुंचते हैं, या अन्य कंपनियों में सीधे उच्च-स्तरीय निष्पादन के साथ बोलते हैं।

यही कारण है कि अच्छे शिष्टाचार और शिष्टाचार इतने महत्वपूर्ण हैं। व्यवस्थापक एलिजाबेथ व्हाइट-पीटर्स बताते हैं, हमें बताती है कि शिष्टाचार 'एक खोई हुई कला है जो कई चुनौतीपूर्ण परिस्थितियों में से एक का मार्गदर्शन करती है।'

व्हाइट-पीटर्स के अनुसार, शिष्टाचार की कला में महारत हासिल करने का एक रहस्य सुनने में है। वह कहती है,

एलिज़ाबेथ-सफेद-पीटर्स'[ए] रॉकस्टार [व्यवस्थापक] न केवल शब्दों को सुनता है, बल्कि लाइनों के बीच पढ़ने के लिए टोन और बॉडी लैंग्वेज को भी सुनता है।'

यहाँ इसका एक उदाहरण है कि उसका क्या अर्थ है:

एलिज़ाबेथ-सफेद-पीटर्स'फोन की घंटी बजती है। यह एक उत्तेजित आवाज़ है जो प्रबंधक के साथ बोलने की मांग करती है। मुस्कुराते और विनम्र होने के दौरान, एक व्यवस्थापक जल्दी से स्थिति का आकलन करता है। कंपनी की संस्कृति के आधार पर, कई कार्रवाइयां हो सकती हैं: कोई एक नोट ले सकता है और यह आश्वस्त कर सकता है कि जिस कॉलर को यह पारित किया जाएगा, वह कॉलर को होल्ड पर रख सकता है और निर्धारित कर सकता है कि प्रबंधक को कैसे कॉल करें / कॉल को स्थानांतरित करने के लिए, या कोई प्रयास कर सकता है। सीधे मुद्दे को हल करें।

भाषा और लहजे को सुनकर, कोई भी यह निर्धारित कर सकता है कि कौन सी क्रिया करनी है। विनम्र संचार के साथ रास्ते के प्रत्येक चरण, कॉलर और प्रबंधक के लिए सर्वोत्तम परिणामों के लिए स्थिति को संभालने की क्षमता बढ़ जाती है।

'कृपया' और 'धन्यवाद' दोनों पर ध्यान दिया जाएगा। अनुभव के साथ, व्यवस्थापक प्रबंधक से सीखेंगे कि क्या अच्छा काम किया है और इस प्रकार, अगली घटना के लिए संभालना जानते हैं। '

Admins, यह पता चला है, एक उच्च भावनात्मक IQ की आवश्यकता है, और लोगों को पढ़ने और तदनुसार प्रतिक्रिया करने की क्षमता।

चार। भावनात्मक बुद्धि

भावनात्मक बुद्धिमत्ता का तात्पर्य है - अपने आप को और दूसरों में भावनाओं को समझने के लिए भी। सबसे सफल Admins हुकुम में भावनात्मक बुद्धि है। यहाँ पर क्यों:

  • भावनात्मक बुद्धिमत्ता से लोगों को काम करने में आसानी होती है। अन्य लोगों की भावनाओं से जुड़े, बातचीत और अन्य बातचीत से बेहतर परिणाम प्राप्त करते हैं। भावनात्मक बुद्धिमत्ता सभी लोगों और सभी परिस्थितियों से निपटने के लिए बेहतर परिणामों का अनुवाद करती है, जिससे एडमीन के लिए कौशल होना आवश्यक है, जिन्हें काम करने, काम करने और बातचीत करने का अनुरोध करना पड़ता है के बारे में लोगों के टन के साथ काम करते हैं।
  • भावनात्मक बुद्धिमत्ता लोगों को दूसरों की भावनाओं को प्रबंधित करने में मदद करती है। लोगों को पढ़ने की यह क्षमता एडमिन को बॉस और अन्य प्रमुख सहयोगियों की जरूरतों का अनुमान लगाने में मदद करती है। उदाहरण के लिए, यह अनुमान लगाते हुए कि एक बॉस एक रिपोर्ट से नाखुश है एक महत्वाकांक्षी व्यवस्थापक को बातचीत को पुनर्निर्देशित या फिर से ताज़ा करके पक्ष जीतने का मौका देता है।
  • भावनात्मक बुद्धिमत्ता संघर्ष के संकल्प को हवा देती है। समझ भावनाओं को भावनाओं से निपटना पड़ता है, नकारात्मक लोगों को भी, आसान। और यह जानना कि भावनाओं से कैसे निपटना है, किसी भी संघर्ष को हल करने के लिए Admins को उपकरण देता है।
  • भावनात्मक बुद्धिमत्ता तनाव को प्रबंधित करना आसान बनाती है। भावनात्मक रूप से बुद्धिमान Admins अपने स्वयं के तनाव को पहचान सकते हैं और ध्यान के विराम के लिए समय का एहसास कर सकते हैं।

5. दूरदर्शिता और प्रत्याशा

सबसे अच्छा Admins को क्या करना है यह बताने की आवश्यकता नहीं है। वे समस्या से पहले ही समस्या का समाधान कर लेते हैं। ये सहायक सुपर अपरिहार्य होने के लिए सुपर सहायक होने से उठते हैं, गुप्त हथियार मालिक केवल बिना नहीं रह सकते हैं।

केली टॉड ने एक ईए के रूप में अपना करियर शुरू किया, एक एचजीटीवी आधारित उत्पादन कंपनी में दो निष्पादन का समर्थन करता है। उसके मन में, यह अनुमान लगाने की उसकी क्षमता थी कि वास्तव में उसने उसे चमक दिया।

केली-टोड-उद्धरण“विवरणों पर ध्यान देना वास्तव में आपको बहुत दूर ले जाने वाला है क्योंकि ये पूर्णता की मांग को पूरा करते हैं, और जितना अच्छा हो सकता है, वे चाहते हैं कि चीजें सही तरीके से की जाएं, और आपका काम… उनके जीवन को आसान बनाना है।

यदि आप बॉस से एक कदम आगे रह सकते हैं, जैसे, 'मैंने आपके लिए यह आरक्षण लेने का ध्यान रखा क्योंकि मैं उस कैलेंडर पर देखता हूं जिसे आपने अवरुद्ध किया है।'

यह प्रत्याशा और उस तरह की तैयारियाँ उनके ऊपर और वास्तव में आपको उनके लिए खड़ा करने वाली हैं…।

[व्यवस्थापक] एक्ज़ेक का सबसे अच्छा दोस्त हो सकता है, और यदि वे उनसे एक कदम आगे की सोच रहे हैं, तो आप बाहर खड़े होना चाहते हैं। '

चेल्सी ह्नट सहमत हैं:

चेल्सी-hnat'चूंकि उनके काम में एक कंपनी के भीतर कई अलग-अलग पहलू शामिल होते हैं, उनमें संभावित चुनौतियों और परिणामों की भविष्यवाणी करने की एक अलग क्षमता होती है।'

6. मल्टीटास्किंग

अतीत में, हमने यह तर्क दिया है कि मल्टीटास्किंग एक मिथक है जो उत्पादकता को नष्ट करता है । हमारे दिमाग एक समय में एक से अधिक उच्च स्तर के कार्य करने के लिए तैयार नहीं होते हैं, इसलिए सबसे अच्छी रणनीति प्राथमिकता है और उन्हें एक-एक करके बाहर करना है।

हम जैसे सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की सलाह देते हैं monday.com अपने दैनिक कार्यों को बनाने, ट्रैक करने और उनकी निगरानी करने के लिए। एक नि: शुल्क परीक्षण है जिसके लिए आप साइन-अप कर सकते हैं यहाँ

और जब तक यह काफी हद तक सही है - आपको बिक्री के लिए कॉल करते समय वित्तीय मॉडल लिखने की कोशिश नहीं करनी चाहिए, उदाहरण के लिए - कुछ एडमिन की मुख्य जिम्मेदारियों के लिए उन्हें एक साथ कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता होती है।

ऐसा इसलिए है क्योंकि बड़ी, अधिक रणनीतिक जिम्मेदारियों के अलावा, फाइलिंग या शेड्यूलिंग जैसे रटे कार्य अभी भी अक्सर Admins पर आते हैं। इनका शीघ्रता से किया जाना - या एक साथ - एक प्रमुख लाभ है। सबसे अच्छा Admins यह सहजता से करते हैं।

अभ्यास आप अपने डेस्क पर कर सकते हैं

बोनिट्ज़ में प्रशासनिक सहायक स्टेफ़नी मेरिट बताती हैं:

स्टेफ़नी-मेरिट“शीर्ष कौशल जो एक प्रशासनिक सहायक बहु कार्य करने की क्षमता है। मुझे पता है कि मेरे पास सामान्य तौर पर एक ही समय में कुछ चीजें हैं और मुझे एक ही समय में दोनों करने में सक्षम होना चाहिए।

उदाहरण के लिए: मुझे हमारे उप-ठेकेदारों के लिए होटल के कमरे बनाने हैं, जबकि मैं फोन पर हूं, मैं ईमेल का जवाब दे सकता हूं, या कुछ कागजी कार्रवाई को पूरा कर सकता हूं। ”

7. अनुकूलता

जैसा कि हमने पहले भी उल्लेख किया है, एक व्यवस्थापक की सूची की जिम्मेदारियां व्यापक और विविध हैं। अक्सर, इसका मतलब यह है कि यह पूरी तरह से असंबंधित परियोजना की ओर एक समय पर रुकने और धुरी बनाने में सक्षम है। चीजें जल्दी से बदल जाती हैं, और सबसे अच्छा Admins प्रतिक्रिया और आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि बॉस अचानक एक सहज यात्रा का खुलासा करता है जो उसे अगले दो सप्ताह के लिए कार्यालय से बाहर भेज देगी, तो उसके व्यवस्थापक को कार्रवाई करने के लिए वसंत की आवश्यकता है, जिससे आहत भावनाओं और चोट से बचने के लिए सभी प्रभावित दलों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करते हुए, उनकी अनुसूची को समाप्त कर दिया जाए। । इस स्थिति में, तनावपूर्ण समय नहीं है कि क्या करना है और क्या करना है, यह तय करने में घंटों का समय लगता है।

यहाँ समझाने के लिए फिर से मेरिट:

स्टेफ़नी-मेरिट'एक पल के नोटिस में आप जो काम कर रहे हैं उसे बदलने में दूसरा शीर्ष कौशल सक्षम होगा।' मैं किसी चीज के बीच में हो सकता हूं और मेरा बॉस अंदर चला जाता है और कहता है कि उसे अब कुछ चाहिए, मुझे जो करना है उसे रोकना है और जो उसने मुझसे पूछा है उसे करो, फिर उसके आने से पहले मैं जो कर रहा था उसके लिए ट्रैक पर वापस आ गया मुझे देखने के लिए।'

पालेओ आहार पर पॉपकॉर्न है

यह एक महत्वपूर्ण बिंदु है - यह केवल जल्दी से स्विच करने वाले कार्यों के बारे में नहीं है, आपके वापस स्विच करने के बाद इसे वापस ट्रैक पर लाने में सक्षम होने के बारे में है। आखिरकार, ऐसा बहुत कम होता है कि कोई व्यवस्थापक महत्वपूर्ण नहीं है।

8. शानदार संगठन

यह बिना दिमाग के लग सकता है, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण है। जब आप विभिन्न परियोजनाओं के एक टन पर काम कर रहे हैं, तो आपके पास संगठन की कमी के कारण डुप्लिकेटिंग कार्य को बर्बाद करने का समय नहीं है। साथ ही, संगठन तनाव को कम करने में मदद करता है, और यह महत्वपूर्ण कार्य को 'दरार के माध्यम से गिरने' से वस्तुतः और आलंकारिक रूप से दोनों से रोकता है।

जब यह बात आती है कि आप कैसे संगठित होते हैं, तो स्टेफ़नी मेरिट का तर्क है कि केवल एक ही नियम है - जो भी आपके लिए काम करता है:

स्टेफ़नी-मेरिट“कोई भी दो व्यक्ति समान काम नहीं करते। मुझे एक प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले एक दूसरे पर काम करना पसंद है। लेकिन यह हमेशा संभव नहीं होता है, इसलिए मुझे पहले प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए मुझे बताने के लिए रिमाइंडर रखना होगा।

हर किसी के पास अपने संगठनात्मक कौशल हैं और जानते हैं कि उनके लिए सबसे अच्छा काम क्या है। मैं एक दृष्टिहीन व्यक्ति हूं। मैं कैलेंडर का भरपूर उपयोग करता हूं। मेरी मंजिल में भी सामान है इसलिए मैं हर चीज को अपने साथ रख सकता हूं।

एक लड़की जिसे मैं अपने डेस्क पर ढेर के साथ काम करता हूं, इसलिए वह सुनिश्चित कर सकती है कि वह क्या काम कर रही है। '

जो भी आपकी विधि है, संगठन निश्चित रूप से एक व्यवस्थापक कौशल होना चाहिए।

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9. एक 'सेवक का दिल'

सबसे पहले रॉबर्ट ग्रीनलीफ द्वारा गढ़ा गया, शब्द ' सेवकों का नेता ”ने लेक्सिकॉन को देर से आने का रास्ता बनाया है। यह नेतृत्व की शैली को संदर्भित करता है जो दूसरों की भलाई को पहले रखता है। व्यवहार में, इसका मतलब व्यक्तिगत और व्यावसायिक विकास पर ध्यान केंद्रित करना और किसी की टीम की सफलता का समर्थन करने के लिए एक मुख्य जिम्मेदारी को देखना है।

'सेवा' का यह विचार केवल व्यवस्थापक भूमिका में उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि नेतृत्व की भूमिका में है।

वैलेरी-गोमेज़'यह बहुत महत्वपूर्ण है। एक रॉकस्टार कार्यकारी या प्रशासनिक सहायक अपने नेता की सेवा करने के लिए WANTS - चाहे कार्य बड़ा हो या छोटा। एक मजबूत व्यवस्थापक जानता है कि अपने बॉस के लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने से वे अपने स्वयं के लक्ष्य को प्राप्त करेंगे। '

-वेलरी गोमेज़, एडीपी में प्रशासनिक सहायक

ग्रेट एडमिन निस्वार्थ हैं, और जानते हैं कि टीम के लिए पिच करने की उनकी इच्छा टीम की सफलता और उनकी स्वयं दोनों को सुनिश्चित करने में मदद करती है।

10. साधनशीलता

सुधार करने की क्षमता, अपने पैरों पर सोचने और मक्खी के समाधान के साथ आने के लिए सबसे महत्वपूर्ण लक्षणों में से एक है जो एक व्यवस्थापक उठा सकता है। वैलेरी गोमेज़ बताते हैं कि क्यों:

वैलेरी-गोमेज़“मैंने अभी तक एक घटना को समन्वित किया है जो बिना किसी हिचकिचाहट के बंद हो जाती है कि मैं कितनी सावधानी से योजना बना रहा हूं। चाहे आपके बॉस की प्रस्तुति लाइव होने के 5 मिनट पहले हो, हेडकाउंट में अंतिम मिनट में परिवर्तन जो आपने पहले से ही या डिस्प्ले डिस्प्ले में सिस्टम गड़बड़ के लिए किया था।

आपको अपने पैरों पर सोचने में सक्षम होना चाहिए - जो भी समस्या है, एक रॉकस्टार व्यवस्थापक एक समाधान ढूंढेगा! ”

एलिजाबेथ व्हाइट-पीटर्स इस बात से सहमत हैं कि संसाधनशीलता एक महत्वपूर्ण विशेषता है,

एलिज़ाबेथ-सफेद-पीटर्स'मैं एए को कॉर्पोरेट मैकगाइवर के रूप में देखता हूं (90 के दशक से उस शो को याद रखें?) जिनके पास हर चीज में उनके हाथ हैं, वे रचनात्मक रूप से समस्याओं को हल करने में सक्षम हैं, और किसी भी अंतराल को रोकने के लिए जल्दी से सही सवाल पूछने में सक्षम हैं।' परियोजनाएं या अप्रत्याशित चुनौतियां। ”

11. ग्रिट

हम सभी मर्फी के नियम से परिचित हैं - जो कुछ भी गलत हो सकता है वह गलत होगा।

ठीक है, व्यापार की दुनिया प्रतिरक्षा नहीं है - इससे दूर है। जो भी कभी किसी परियोजना को प्रबंधित करता है, वह जानता है कि चुनौतियां अपरिहार्य हैं।

वही एडमिन की भूमिका के लिए जाता है। कुछ बिंदु पर, चीजें बग़ल में चली जाएंगी। सर्वर क्रैश हो जाते हैं, फोन सिस्टम डाउन हो जाता है, वेंडर फेक हो जाते हैं, फ्लाइट कैंसिल हो जाती हैं, लोग निकल जाते हैं।

यह केवल संसाधनपूर्ण होने के बारे में नहीं है। यह किसी भी स्थिति में खड़े होने के लिए पर्याप्त मजबूत है। एक रॉकस्टार एडमिन दबाव में नहीं गिरता है। सबसे अच्छे लोग दृढ़ रहते हैं, अवसर पाते हैं, और काम पूरा करते हैं। यह सच है धैर्य

यहां बताया गया है कि कैसे Admins वास्तविक धैर्य की खेती कर सकते हैं, जिसे कभी-कभी कहा जाता है:

  • सहकर्मियों के साथ मेलजोल। सामाजिककरण ऑक्सीटोसिन जारी करता है, जो तनाव के लिए संवेदनशीलता को कम करता है।
  • सलाह मांग रहा है। कभी-कभी, एक अलग दृष्टिकोण हम सभी को किसी न किसी समय के माध्यम से प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।
  • मानसिकता पर ध्यान केंद्रित करना। लोग केवल उस लेंस को नियंत्रित कर सकते हैं जिसके माध्यम से वे दुनिया को देखते हैं, लेकिन वे परिप्रेक्ष्य के एक साधारण परिवर्तन के साथ अपने दृष्टिकोण को नकारात्मक से सकारात्मक में बदल सकते हैं।

12. प्रभावी संचार

कोई भी प्रकार का संचार नहीं है जो Admins स्पर्श नहीं करता है। जब वे सभी स्तरों पर कर्मचारियों से बात करते हैं, तो उन्हें फोन पर जानकार होना चाहिए, अच्छे ईमेल लिखने होंगे और आत्मविश्वास पैदा करना होगा। अक्सर, उन्हें कंपनी-व्यापी संचार लिखना पड़ता है या यहां तक ​​कि एक साथ रखा जाता है दृश्य प्रस्तुतियाँ अपने मालिक की ओर से।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या माध्यम है, उनका संचार स्पष्ट होना चाहिए , प्रत्यक्ष, और रसीला। यह विशेष रूप से Admins के लिए सच है जो अधिकारियों के साथ मिलकर काम करते हैं। सीईओ और अन्य वरिष्ठ नेता असंतुष्ट, जुआ या किसी अन्य प्रकार के रन-वे नहीं चाहते - वे चाहते हैं प्रभावी संचार यह बात सही है।

ऐसा करने के लिए सबसे प्रभावी तरीका सीखना जो अच्छे एडमीन को महान लोगों से अलग करने में मदद करता है।

आभासी सहायक सेवाएँ और संचार कौशल को तेज करने के लिए प्रवेश करने वाले मित्र मित्र की समीक्षा करने के लिए गो-टू की मदद ले सकते हैं। यह व्यक्ति प्रदान करने के लिए तैयार है आकस्मिक फेस-टू-फेस स्क्रिप्ट, ईमेल और कुछ भी पर प्रतिक्रिया। वे गहन समीक्षा नहीं कर रहे हैं; वे केवल ऐसे क्षेत्रों को पिनपाइंट कर रहे हैं जो सिर्फ समझ में नहीं आते हैं।

यहां तक ​​कि सिर्फ कुछ दौरों के बाद भी, Admins अपने संचार में स्पष्टता बढ़ाने के लिए अलग-अलग रास्ते देखेंगे।

13. टेक सेवनेस

Admins और प्रौद्योगिकी इन दिनों हाथ से चलते हैं। अब यह केवल ईमेल नहीं है - एकीकृत ऐप्स और प्लेटफ़ॉर्म की एक विस्तृत श्रृंखला में एडमिंस कुशल होने की उम्मीद है।

हम स्लैक, कैलेंडरिंग सिस्टम जैसे संचार एप्लिकेशन की बात कर रहे हैं Calendly , बिलिंग सिस्टम, यात्रा आरक्षण प्लेटफ़ॉर्म, HR सिस्टम जैसे Trinet , या कर्मचारी सगाई सॉफ्टवेयर की तरह क्वांटम कार्यस्थल , 15Five या TINYpulse । (पढ़ें क्वांटम वर्कप्लेस का कमाल गाइड कर्मचारी सगाई सॉफ्टवेयर खरीदना ।)

यह बहुत सारी तकनीक है।

जब चीजें गलत हो जाती हैं, तो आप हमेशा आईटी कर्मियों पर भरोसा नहीं कर सकते। वास्तव में, छोटी कंपनियों में, व्यवस्थापक वास्तव में डिफैक्टो टेक पुरुष या गैल हो सकता है। यदि आप एक दुर्घटनाग्रस्त कंप्यूटर को रीबूट कर सकते हैं, तो ऐस महत्वपूर्ण सोच परीक्षण , WordPress में एक ब्लॉग पोस्ट प्रकाशित करें, या यहां तक ​​कि सिर्फ इंटरनेट को पुनरारंभ करें, आपको व्यवस्थापक गेम में पैर मिल गया है।

तो कैसे Admins अपने तकनीक की बचत कर सकते हैं? वे अक्सर उपयोग की जाने वाली तकनीक की सूची बनाकर और यह पहचान कर शुरू कर सकते हैं कि वे किस उपकरण के साथ कम से कम सहज हैं। उसके बाद, अभ्यास परिपूर्ण बनाता है। हम विभिन्न तकनीक के साथ प्रयोग करने, प्रणालियों को जानने और उपकरणों को ब्राउज़ करने के लिए प्रत्येक दिन एक घंटे को अवरुद्ध करने की सलाह देते हैं ' मदद तथा समुदाय पृष्ठों की है। इन पन्नों में से कई में संसाधनों के ख़ज़ाने हैं, जिन्हें ज्यादातर लोग कभी खोजते भी नहीं हैं; कुछ पेजों में 24/7 चैट इंटरफेस या फोन लाइन भी हैं जो तकनीकी विशेषज्ञों द्वारा चलाए जाते हैं जो किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं। जब अगली बड़ी तकनीकी कठिनाई उत्पन्न होती है, तो बड़ी आसानी से यह जानना उतना ही आसान हो सकता है कि सहायता कहाँ से प्राप्त करें।

14. बड़ी तस्वीर सोच

विश्वसनीय नेतृत्व वाले वरिष्ठ नेतृत्व के लिए अक्सर वास्तविक सलाहकार होते हैं। वे नए विचारों के लिए एक साउंडिंग बोर्ड के रूप में काम कर सकते हैं, नई प्रक्रियाओं का सुझाव दे सकते हैं, या यहां तक ​​कि हायरिंग के फैसलों को भी तौल सकते हैं।

सबसे अच्छा Admins कंपनी के व्यवसाय और उसकी संस्कृति की समझ के आधार पर सिफारिशें देकर मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं। यह जानना कि बड़े के संदर्भ में चीजों के बारे में कैसे सोचना महत्वपूर्ण है।

बड़ी तस्वीर सोच दुनिया के दूरदर्शी लोगों के लिए सबसे अच्छी बात हो सकती है, लेकिन वास्तव में, हर कोई आगे सोचने की क्षमता पैदा कर सकता है। ड्राइविंग पर विचार करें। अच्छी रक्षात्मक ड्राइविंग में यह देखना शामिल है कि सड़क आपको कहां ले जा रही है। यह वही तकनीक अमूर्त अवधारणाओं पर लागू होती है, जैसे कंपनी के लक्ष्य। आज आप अपने कार्यों के साथ अपनी कंपनी के लिए कौन सी सड़क प्रशस्त कर रहे हैं? आप किन बाधाओं का सामना करने की उम्मीद करते हैं? एक बार जब आप इन चीजों की कल्पना कर सकते हैं, तो आप उनके लिए तैयारी कर सकते हैं।

15. विस्तार से ध्यान दें

अगर बड़ी तस्वीर सोच मायने रखती है, तो फ्लिपसाइड भी सच है। विवरण व्यवस्थापक कार्य में महत्वपूर्ण हैं, और उनके लिए गहरी नजर अपरिहार्य है।

इसके बारे में सोचो - एक व्यवस्थापक क्या करता है का एक बहुत अपेक्षाकृत उच्च दांव है। यदि आपको वह उड़ान पर नहीं मिलता है, तो हो सकता है कि वह अगले दौर की फंडिंग को बंद न कर पाए, जिसे आपकी कंपनी को रोशनी पर रखना होगा।

यदि आपको समय पर और सही राशि के लिए भुगतान किया गया एक बारीक विक्रेता नहीं मिलता है, तो वे आपकी कंपनी पर मुकदमा कर सकते हैं। या सबसे बुरा ... आपकी ओर से एक गलत गलती आपके बॉस को बुरी लग सकती है।

जब विवरण की बात आती है तो गुणवत्ता नियंत्रण किसी भी व्यवस्थापक के लिए एक बड़ी संपत्ति है।

16. प्राथमिकता

प्राथमिकता की कला के माध्यम से, Admins एक टू-डू सूची को अमूल्य उपलब्धियों की सूची में बदल सकते हैं। 'मिशन-महत्वपूर्ण कार्यों' और 'कार्यों की प्रतीक्षा कर सकते हैं' के बीच अंतर करने की क्षमता त्रुटिहीन निर्णय, नेतृत्व कौशल और कंपनी के मूल्यों के साथ एक संरेखण दिखाती है। सभी के लिए, प्राथमिकताकरण में सक्षमता दिखती है, जो उन नेताओं से प्रेरित होते हैं जो रोमांचित हैं कि उन्हें कोई हाथ नहीं रखना है।

प्राथमिकता एक कार्य सूची का सामना करते समय शांत रखने की कुंजी भी हो सकती है जो दूसरे से गुणा करती है। इन स्थितियों में ध्यान की कमी से घबराहट होती है, और घबराहट उत्पादकता को मार देती है। कुछ महत्वपूर्ण कार्यों में सही गोताखोरी और तुच्छ लोगों को हर चीज पाने की कोशिश के तनाव को कम करते हुए प्राथमिकता वर्कफ़्लो को आगे बढ़ाते हैं।

अलग-अलग असाइनमेंट के पीछे के संदर्भ को अवशोषित करने और उनके महत्व को बेहतर ढंग से आंकने के लिए मीटिंग्स और कैजुअल चैट के दौरान ध्यान से सुनकर एडमिन्स प्राथमिकता कौशल को बढ़ावा दे सकते हैं। हम भी टू-डू सूची से गुजरने की सलाह देते हैं और पूछते हैं, 'इससे क्या प्रभाव पड़ता है?' जल्द ही सच्ची प्राथमिकताएं सामने आएंगी।

(- के साथ अधिक श * टी प्राप्त करें सहायता - सहायकों द्वारा सहायकों के लिए बनाए गए # 1 मुक्त साप्ताहिक समाचार पत्र।)

हमें उम्मीद है कि आप प्रशासनिक सहायक कौशल विकसित करना सीखेंगे जो आपको अगले स्तर तक ले जाएगा! तो आप क्या कहते हैं? क्या आप अपने आप को एक महान प्रशासन मानते हैं? आपकी पसंदीदा प्रशासनिक सहायक युक्तियाँ और चालें कौन सी हैं? शर्मिंदा मत हो, हमें नीचे टिप्पणी में बताएं।