व्यस्त कार्यालय प्रबंधकों के लिए 11 प्रभावी समय प्रबंधन युक्तियाँ

कार्यालय प्रबंधकों के लिए समय प्रबंधन युक्तियाँ

अगर यह परिचित लगता है तो मुझे रोकें ...



आप दिन को कुचलने के हर इरादे के साथ कार्यालय में पहुँचते हैं, और शायद एक बार के लिए समय पर बाहर निकलते हैं। आप कर्तव्यपरायणता से अपनी टू-डू सूची बनाते हैं, और पहले कुछ वस्तुओं पर नकेल कसते हैं।

लेकिन 9:30 के आसपास, रुकावटें आना शुरू हो जाती हैं - आपके बॉस को एक त्वरित गड़बड़ी चलाने की आवश्यकता होती है, एक अघोषित आगंतुक को ध्यान देने की आवश्यकता होती है, आपके सहकर्मी को उसके कंप्यूटर को पुनरारंभ करने में सहायता की आवश्यकता होती है।

अगली बात यह है कि आप इसे शाम 4:45 बजे जानते हैं, और जब आपने शुरुआत की थी, तब आपने अपनी टू-डू सूची में चमत्कारी रूप से अधिक चीजें हासिल की थीं।



कार्यालय प्रबंधकों के लिए समय विशेष रूप से कम आपूर्ति में है, एक समूह जो तेजी से कम के साथ अधिक करने के लिए कहा जाता है।

यह हमारे लिए एक प्रमुख खोज थी 2018 स्टेट ऑफ़ द ऑफिस मैनेजर की रिपोर्ट , लगभग 70 विभिन्न उद्योगों का प्रतिनिधित्व करने वाले सैकड़ों कार्यालय प्रबंधकों का अपनी तरह का पहला अध्ययन। जब उनकी शीर्ष चुनौतियों का नाम पूछा गया, तो कार्यालय प्रबंधकों ने आमतौर पर 'एक गहन कार्यभार / पर्याप्त समय नहीं' (37.5%) का उत्तर दिया।

यह इस तथ्य के बावजूद सच था कि कार्यालय प्रबंधक लंबे समय तक काम करते हैं। लगभग आधे उत्तरदाताओं ने औसतन प्रतिदिन 8 घंटे से अधिक काम करने की सूचना दी। 14% 10 घंटे के दिनों में डाल रहे थे।



समय की कमी यह सब आश्चर्यजनक नहीं है जब आप इस बात पर ध्यान देते हैं कि हाल के वर्षों में कार्यालय प्रबंधक का दायरा कितना बढ़ गया है। कार्यालय प्रबंधकों को न केवल प्रशासनिक कार्यों के साथ काम सौंपा जाता है, बल्कि इवेंट प्लानिंग, सांस्कृतिक विकास, ऑनबोर्डिंग और अन्य कर्तव्यों के साथ, जो परंपरागत रूप से मानव संसाधन, वित्त या संचालन के अंतर्गत आते हैं।

(पीएस - यदि आप एक कार्यालय प्रबंधक या सहायक हैं,) यहां हमारे निजी एफबी समूह में शामिल हों । यह एक जगह हैअपनी भूमिका में आने वाली चुनौतियों के व्यापक स्पेक्ट्रम को दूर करने के बारे में सलाह को जोड़ने, सहयोग करने और साझा करने के लिए।)

कार्यालय प्रबंधकों के लिए, इसलिए विशेषज्ञ समय प्रबंधन कौशल जो कोई भी भूमिका में उत्कृष्टता प्राप्त करना चाहता है उसके लिए एक होना चाहिए।

इसलिए हमने कार्यालय प्रबंधक समय की इस सूची को एक साथ रखा है - दुनिया के सबसे अनुभवी और सफल कार्यालय प्रबंधकों से व्यापार की कोशिश की और सच्ची चालें। हमने उन्हें कुछ श्रेणियों में विभाजित किया है जिससे आपको यह पता लगाने में आसानी हो कि आपको क्या चाहिए - और उम्मीद है कि आप थोड़ा समय बचा पाएंगे!

इस पोस्ट में सुझावों को बनाने, ट्रैक करने और उन पर निगरानी रखने का सबसे अच्छा तरीका उत्पादकता सॉफ्टवेयर जैसा है सोमवार

सोमवार Gif

संगठन और कार्य प्रबंधन

संगठन में अपने समय के एक छोटे से हिस्से का निवेश करना बाद में प्रमुख लाभांश का भुगतान कर सकता है (और आपको कुछ गंभीर सिरदर्द बचा सकता है)।

यहां तक ​​कि अगर आप अपने आप को बहुत संगठित मानते हैं, तो यहां कुछ उन्नत सुझाव दिए गए हैं।

1. अग्रिम में अपना सप्ताह अनुसूची

'योजना बनाने में असफ़ल होना योजना में असफ़ल होना है।'

कार्यालय प्रबंधकों के रूप में, यह एक प्रेरक उद्धरण से अधिक है - यह जीने का एक आदर्श वाक्य है।

कम से कम, आपको अपने कैलेंडर की योजना रात से पहले बनानी चाहिए ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप सुबह सबसे पहले जमीन पर चल रहे हैं।

और भी अधिक समय बचाना चाहते हैं? अपने पूरे सप्ताह की योजना पहले से बनाएं।

कैलेंडर निर्धारित करें

अधिक अतिरिक्त प्रयास के बिना, साप्ताहिक नियोजन आपको प्रत्येक कार्यदिवस के अंत में अपने कैलेंडर को जल्दी से देखने और ट्विक करने में सक्षम बनाता है (बजाय हर शाम खरोंच से शुरू करने के बजाय)।

यह एक समग्र तरीके से योजना बनाना आसान बनाता है, अपने दैनिक और साप्ताहिक गतिविधियों को दीर्घकालिक लक्ष्यों से जोड़ता है। क्योंकि दैनिक नियोजन आपको पेड़ों पर ध्यान केंद्रित रखने के लिए प्रेरित करता है, जबकि साप्ताहिक योजना आपको अपने सिर को पॉप करने और पूरे जंगल को देखने में सक्षम बनाती है।

शुक्रवार की दोपहर या रविवार की शाम आमतौर पर साप्ताहिक योजना के लिए सबसे अच्छा समय होता है, जब आप आने वाले ईमेल से विचलित नहीं होते हैं।

2. महत्वपूर्ण परिणामों के साथ प्राथमिकता दें

महत्वपूर्ण परिणाम एक प्रणाली है कि Dcbeacon सीईओ सीन केली ने अपनी उद्यमशीलता की यात्रा के शुरुआती दिनों में कार्य पर बने रहने के एक तरीके के रूप में विकसित किया, जब वह और उनके व्यापारिक साझेदार अपने दम पर बड़ी चीजों को पूरा करने की कोशिश कर रहे थे (यानी, कोई और नहीं बल्कि खुद को जवाबदेह ठहराते हुए)।

अभ्यास ने उन्हें इतनी अच्छी तरह से सेवा दी कि उन्होंने इसे Dcbeacon पर रखा, जहाँ इसने कंपनी के विकास और कट्टरपंथी जवाबदेही की संस्कृति को आकार देने में मदद की।

यह इस तरह काम करता है:

महत्वपूर्ण परिणाम साप्ताहिक और दैनिक कार्यों में उन बड़े त्रैमासिक या वार्षिक लक्ष्यों को तोड़ते हैं ताकि आप अपना समय उच्च उत्तोलन गतिविधियों को काम करने में व्यतीत करें जो आपके लक्ष्यों को आगे बढ़ाएंगे। डिज़ाइन के अनुसार, आपका दिन-प्रतिदिन हमेशा उन बड़े लक्ष्यों को वापस ट्रैक करता है।

महत्वपूर्ण परिणाम चरण 4

महत्वपूर्ण परिणाम भी एक कम स्पष्ट लाभ है। आपको पता है कि आपका आइटम टू-लिस्ट है जो 50 लाइनों लंबी है? आप कभी भी एक दिन में ऐसा नहीं करने जा रहे हैं, जिसका अर्थ है कि आप हमेशा उस दिन को समाप्त कर देंगे जैसे आप सब कुछ प्राप्त करने में विफल रहे हैं।

यहां तक ​​कि अगर आपके पास 10 दैनिक करने के लिए है, तो अच्छे दिन पर आप उनमें से सात काम कर सकते हैं।

और वास्तव में - यह एक बड़ी उपलब्धि है! आपने सात महत्वपूर्ण वस्तुओं को कुचल दिया। लेकिन क्योंकि आपके पास अपनी सूची में दस आइटम थे, फिर भी आपको ऐसा महसूस होगा कि आपने जो पूरा किया है उसे पूरा करने के लिए तैयार नहीं हैं।

सिर्फ तीन दैनिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से, आप प्रत्येक दिन अपनी तीन उच्चतम उत्तोलन गतिविधियों को पूरा करने की संतुष्टि के साथ समाप्त कर लेंगे।

यहां अधिक गहराई से व्याख्या की गई है एक Crucial Results सिस्टम कैसे काम करता है, इसके साथ ही एक स्प्रेडशीट टेम्प्लेट के साथ आप और आपकी टीम के लिए डाउनलोड कर सकते हैं।

3. एक दैनिक गर्तिका शैली नोटपैड का उपयोग करें

यह टिप इंडियाना के ओम असाधारण विन से आता है:

'एक पारंपरिक दैनिक डॉकपेट नोटपैड की सूची में जाना मेरे लिए बेहद मददगार रहा है।'

द डेलीकेट न केवल आपको एक पेज पर अपना पूरा दिन देखने में सक्षम बनाता है, बल्कि सब कुछ व्यवस्थित रखने के लिए अपॉइंटमेंट्स, एरंड, टास्क और नोट्स भी अलग करता है। यह सरल, अभी तक प्रभावी है।

विंदी सहमत हैं:

'मुझे यह पसंद है कि यह मुझे कार्यों को प्राथमिकता देने में मदद करता है और उस व्यक्ति और समितियों के लिए आइटम और अनुस्मारक ट्रैक करता है जो मैं समर्थन करता हूं।'

वह सलाह देती है इंकवेल प्रेस से यह दैनिक डॉकट पैड

4. टास्क मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर

पेपरलेस जाना चाहते हैं? टास्क प्रबंधन सॉफ्टवेयर की तरह सोमवार तथा मधुमुखी का छत्ता दो अत्यधिक लोकप्रिय डिजिटल कार्य हैं और परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर यह आवश्यक कार्यों पर ट्रैकिंग प्रगति को एक हवा बना सकता है।

हीथ, लॉस एंजिल्स से एक कार्यालय प्रबंधक, विस्तृत:

“सोमवार का दिन / सप्ताह / महीने आदि के आयोजन के लिए मददगार है। मेरे बड़े सम्मेलनों या कार्यक्रमों के आयोजन के लिए हाइव अमेजिंग है। दोनों उपकरण आपकी टीम के अन्य लोगों के साथ सहयोग उपकरण के रूप में उपयोग किए जा सकते हैं। ”

विकर्षणों को दूर करें

हम यहां Dcbeacon पर एक कहावत के शौकीन हैं: यदि आप जल्दी जाना चाहते हैं, तो आपको गैस पर कदम रखने से पहले ई-ब्रेक जारी करना होगा।

दूसरे शब्दों में, आप उन चीजों को हटाए बिना उच्च प्रदर्शन की उम्मीद नहीं कर सकते हैं जो आपको वापस पकड़ रही हैं।

जब उत्पादकता की बात आती है, तो इसका अर्थ है विक्षेपों को समाप्त करना। यहां उन विक्षेपों को कम से कम कैसे किया जाए जो आपके समय को हर दिन मार रहे हैं।

5. इनबाउंड अनुरोधों के लिए टिकट प्रणाली का उपयोग करें

कार्यालय प्रबंधकों के लिए सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक यह है कि संगठन के सभी सदस्यों की टीम अक्सर अपनी समस्याओं को हल करने के लिए आपके पास आती है। न केवल इन सभी इनबाउंड अनुरोधों को ट्रैक करना कठिन हो सकता है, बल्कि ये निरंतर रुकावटें भी आपको महत्वपूर्ण सामान प्राप्त करने से रोकती हैं।

एक टिकटिंग सिस्टम यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि दरार के माध्यम से कुछ भी फिसल न जाए, जबकि आपके साथियों को आपके अनुरोध को बाधित करने में सक्षम बनाता है कार्यप्रवाह

कार्यालय प्रबंधक नोरा इस उद्देश्य के लिए ZenDesk का उपयोग करने के प्रशंसक हैं।

वह बताती हैं, 'मेरे पास ZenDesk की स्थापना है, इसलिए लोग मुझे एक विशेष कार्यालय के ईमेल पते पर ईमेल कर सकते हैं और यह ZenDesk में एक टिकट बनाता है।' 'इस तरह से मैं अपने टिकट का प्रबंधन कर सकता हूं और जब वे समाप्त हो जाते हैं तो उन्हें पूरा कर सकते हैं!'

यदि आपकी कंपनी में ZenDesk का कोई विकल्प नहीं है, तो यहां OM Megan का एक DIY समाधान है।

'मेरे पास [एक एक्सेल स्प्रेडशीट है] जिसे मैं अपडेट करने वाले नेटवर्क पर रखता हूं।

जब भी कोई मुझे कुछ भेजने के लिए कहता है, तो मैं उसे उस सूची में डाल देता हूं। मैंने इसे उन कार्यों के रूप में स्थापित किया है जो मेरे पास हैं।

शीर्ष पर मेरे पास कार्य हैं जो होल्ड पर हैं। मेरे पास आवर्ती कार्य हैं, उनकी स्थिति क्या है, कार्य क्या है, उनकी स्थिति क्या है, जब नियत तिथियां हैं, तो कौन जिम्मेदार है, इसे किसके पास जमा करना है, और फिर मेरे पास ऐसे कार्य हैं जो प्रक्रिया में हैं । सब कुछ डेटेड है।

हर हफ्ते मैं एक नई शीट बनाता हूं, ताकि मैं पुराने के माध्यम से वापस जा सकूं।

यह मेहनती होने और इसे अद्यतन करने की बात है। मैं जो भी करता हूं वह एक ईमेल के साथ ईमेल अनुरोध का प्रिंट आउट होता है और मुझे उन चीजों के कागज के ढेर को रखना होगा। फिर मैं यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी सूची में इसकी तुलना करूंगा कि यह वहां पर है और यह पूरा हो गया है। '

छोटे समूह के लिए बर्फ तोड़ने वाला खेल

मेगन एक उदार टेम्पलेट प्रदान करने के लिए पर्याप्त उदार थी जिसका उपयोग आप अपने सिस्टम की कोशिश करने के लिए कर सकते हैं। आप यहाँ उस टेम्पलेट को डाउनलोड कर सकते हैं ।

6. अपने फोन को ग्रे स्केल पर सेट करें

ग्रे-स्केल-iphone

कभी सोचा है कि आपके सभी ऐप पर उन छोटे नोटिफिकेशन डॉट्स लाल क्यों होते हैं? यह एक संयोग नहीं है।

ऐप बनाने वालों ने उनके डिजाइनों का लगातार परीक्षण किया है, और जानते हैं कि एक नंबर वाली लाल बिंदी हमारे लिए जाँच का विरोध करना लगभग असंभव है। अपने ऐप्स के साथ अधिकतम जुड़ाव करने के अपने प्रयास में, उन्होंने आपके स्मार्टफोन को दुनिया की सबसे कुशल व्याकुलता मशीन में प्रभावी रूप से बदल दिया है।

अच्छी खबर यह है, इससे लड़ने का एक आसान तरीका है - अपने फोन को ग्रेस्केल मोड पर सेट करें।

एक मज़ेदार बात तब होती है जब आपके इंस्टाग्राम ऐप पर उस छोटे से नोटिफिकेशन नंबर को चमकदार लाल की बजाय ग्रे कर दिया जाता है। आपकी अचानक नवीनतम पोस्ट पर किसने टिप्पणी की, यह जानने के लिए आप अचानक बहुत कम लुभाएंगे।

यह कैसे करना है iPhone के लिए

7. पोमोडोरो विधि का प्रयोग करें

बहु कार्यण। हम इस पर सभी भयानक हैं।

हमारा दिमाग उच्च स्तर पर एक से अधिक जटिल कार्य करने के लिए तैयार नहीं है। ( यह विज्ञान है ।)

पोमोडोरो विधि एक है समय प्रबंधन तकनीक जो आपको 25 मिनट - समय की एक प्रबंधनीय राशि के लिए एक कार्य करने में मदद करता है। अध्ययनों से पता चला है कि अधिकांश लोग औसतन 45-50 मिनट के उच्च प्रदर्शन के साथ केवल एक कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

के लिए जाओ tomato-timer.com और इसे अपने लिए आजमाएं।

टमाटर का टाइमर

8. अनुसूची का विक्षेप

आइए इसका सामना करें, यह सोचने के लिए अवास्तविक है कि आप सोशल मीडिया, या अपने पसंदीदा समाचार साइट, या अपनी माँ से आने वाले पाठ की जांच करने के लिए अपना फोन कभी नहीं उठाएंगे।

अपने लिए अवास्तविक अपेक्षाएँ स्थापित करके असफल होने के लिए खुद को स्थापित न करें। इसके बजाय, एक समय में दस या पंद्रह मिनट के लिए दिन भर में एक या दो बार कम से कम उत्पादक गतिविधियों में लिप्त होने का समय निर्धारित करें।

जब हम शेड्यूल कहते हैं, तो हमारा मतलब है कि आप अपने कैलेंडर में 'सोशल मीडिया पर नज़र डालें'। अपने आप को अपने पसंदीदा व्याकुलता को अब और फिर से कम करने के कारण इसे कम लुभावना बना सकते हैं और आपको अपने अधिकांश दिन के लिए काम पर रखने में मदद करेंगे।

संचार

मैं हाल ही में एक साक्षात्कार में साथ बैठा सेठ एपस्टीन लॉस एंजिल्स में शीर्ष रचनात्मक नेताओं में से एक, और उन्होंने कुछ ऐसा कहा जो वास्तव में एक राग मारा - बस जीवन या व्यापार में किसी भी समस्या के बारे में बेहतर संचार के साथ हल किया जा सकता है।

कार्यालय प्रबंधकों को जिन समस्याओं का सामना करना पड़ता है, वे आमतौर पर कोई अपवाद नहीं होते हैं। कई चुनौतियां जो प्रणालीगत या यहां तक ​​कि असंगत महसूस करती हैं, अक्सर बेहतर संचार के साथ हल की जा सकती हैं। यहां आपके जीवन को आसान बनाने और लंबे समय में समय बचाने के लिए कुछ संचार युक्तियां दी गई हैं।

9. आंतरिक संचार के लिए स्लैक का उपयोग करें

आंतरिक संदेश संचार के लिए आंतरिक संचार के लिए ईमेल पर कुछ अलग फायदे हैं, जिनमें उपयोग में आसानी, अधिक पारदर्शिता और तृतीय पक्ष एप्लिकेशन के टन के साथ एकीकरण शामिल हैं। वे उन सूचना सिलोस को खत्म करने का एक शानदार तरीका हैं जो ईमेल बनाने के लिए करते हैं।

कार्यालय प्रबंधक नोरा ने सुस्त की सिफारिश की:

'हम स्लैक का भारी उपयोग करते हैं, और यह तेजी से संचार और प्रतिनिधि कार्यों के लिए बहुत अच्छा है।'

निर्बल _-_ snacknation

10. स्पष्टता के लिए कठोर

यह सामान्य ज्ञान की तरह लग सकता है, लेकिन हमने ऑफिस मैनेजरों से यह बार-बार सुना - सुनिश्चित करें कि उम्मीदें और परिणाम गेट-गो से स्पष्ट हैं। यह आपको लंबे समय में कई टन बचाएगा।

जब भी कुछ पूरी तरह से स्पष्ट नहीं होता है तो यह वास्तव में प्रश्न पूछने जितना आसान है।

एक और महान कहावत: समस्याएं उम्र के साथ बेहतर नहीं होती हैं। यदि कोई परियोजना भारी लगने लगती है, रेल बंद हो जाती है, या बस काम नहीं कर रहा है, तो इसके बारे में कुछ करें बाद में जल्द ही।

यह हमेशा लंबे समय में आपके समय को बचाने के लिए आपके बॉस के साथ पहले की बजाय बाद में कुछ करने के लिए समय बचाएगा।

11. जस्ट नो नो

दिन में कितनी बार आप अपने संगठन में किसी ऐसे व्यक्ति से बाधित होते हैं जिसे अभी कुछ करने में मदद की ज़रूरत है? कितनी बार वे यह विचार करना बंद कर देते हैं कि आप कुछ महत्वपूर्ण काम कर रहे हैं?

मैं उन उत्तरों को दांव पर लगाता हूँ जो “बहुत” और “कभी नहीं” हैं।

इस तरह के व्यवधान संभवत: सबसे आम तरीका है कि कार्यालय प्रबंधक ट्रैक से दूर हो जाते हैं और समय बर्बाद करने की कोशिश करते हैं।

यह एक 'हाँ' पुरुष या महिला होने के लिए प्रलोभन हो सकता है, और सहज रूप से सब कुछ करने के लिए हाँ कह सकते हैं, लेकिन मिशन के महत्वपूर्ण लक्ष्यों में योगदान नहीं करने वाले अनुरोधों के लिए एक पूर्ण आवश्यकता है - और जब यह आता है तो यह एक जीवन रक्षक हो सकता है समय का प्रबंधन।

मुफ्त बोनस: कार्यालय प्रबंधक रिपोर्ट के 2018 राज्य का एक पीडीएफ संस्करण प्राप्त करें । हमने 10 टारगेट को उजागर करने के लिए 572 ऑफिस मैनेजर्स का सर्वेक्षण किया, जिसका उपयोग आप अपने लक्ष्यों को हिट करने और चुनौतियों को पार करने के लिए कर सकते हैं। प्लस जानें कि अन्य कार्यालय प्रबंधकों को क्या भुगतान किया जा रहा है (और आप अधिक कैसे कमा सकते हैं)!

अपने समय को वापस लेने के लिए आपने क्या युक्तियाँ और तरकीबें विकसित की हैं? नीचे टिप्पणी में उन्हें साझा करें!